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Abgabe von Schriftgut

Abgabe von Schriftgut an das Universitätsarchiv

Was ist unter Schriftgut/Dokument zu verstehen?

"Ein Dokument ist eine Aufzeichnung von Informationen unabhängig von ihrer Speicherform und die kleinste logische Einheit eines Vorgangs". Es kann zum Beispiel eine E-Mail mit Anlagen, ein Vermerk, eine Datenbank, ein Foto oder eine Karte sein. Unter Dokumentenverwaltung versteht man "die Verwaltung aller bei der Erfüllung von Aufgaben der Dienststelle erstellten oder empfangenen Dokumente“. (§2, Abs. 5 und §17, Abs. 2 der Verwaltungsvorschrift zu Kommunikation und Dokumentenverwaltung in der Freien Hansestadt Bremen (VV KommDok) vom 24. April 2018).

Anbietung

Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und für die laufenden Geschäfte nicht mehr benötigt wird, ist dem Universitätsarchiv anzubieten, sofern keine anderen Vereinbarungen darüber bestehen. Das Universitätsarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit des Schriftguts und übernimmt die archivwürdigen Unterlagen zur dauernden Aufbewahrung.

Archivierung

Das Universitätsarchiv ist verpflichtet, das dauerhaft zu bewahrende Archivgut, sachgerecht zu bearbeiten und zu archivieren. Grundlage für die Arbeit des Universitätsarchivs ist das Bremische Archivgesetz vom 7. Mai 1991, zuletzt geändert durch das Gesetz vom 2. April 2019 (BremArchG §12)  und die Archivsatzung vom 9.3.2020.

Kassation

Schriftgut, das von der aktenführenden Stelle nicht mehr benötigt wird und dem nach Auskunft des Universitätsarchivs kein bleibender historischer Wert zukommt, kann kassiert, also entsorgt werden. Datenschutzbestimmungen sind dabei zu beachten. Alternativ kann das als kassabel bestimmte Schriftgut bei der jährlich im Herbst vom Universitätsarchiv organisierten und über E-Mail-Verteiler angekündigten zentralen Sammlung datengeschützter Akten entsorgt werden. Die Aktenvernichtung erfolgt durch eine Fachfirma.