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Aufbewahrungsfristen

Was sind Aufbewahrungsfristen und wen betreffen sie?

Die Aufbewahrungsfrist einer Akte bestimmt, wie lange diese vor Ort vorzuhalten ist.

Die Fristen gelten für Schriftgut bzw. Akten, die im Zugriff der Sachbearbeitung stehen und noch nicht an das Archiv der Universität übertragen wurden. Danach ist die Akte dem Universitätsarchiv anzubieten. Dies erfolgt spätestens dreißig Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung, sofern keine gesonderten Vereinbarungen existieren.

Aufbewahrungsfristen beginnen stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das letzte Schriftstück eines Vorganges zu den Akten (zdA), geschrieben wurde. Bei Kassen- und Rechnungsakten wird vom Tage des auf die Feststellung der Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres, bei Verzeichnissen, Karteien, Büchern etc. vom Tag des Ausscheidens aus der laufenden Bearbeitung bzw. vom Tage der letzten Eintragung an gerechnet.


Bitte schauen Sie sich auch die Liste der Aufbewahrungsfristen [PDF] (30 KB)  für Schriftgut an.  

Hinweis: Grundsätzliche Festlegungen zu Aufbewahrungsfristen sind in der Verwaltungsvorschrift zu Kommunikation und Dokumentenverwaltung in der Freien Hansestadt Bremen (VV KommDok) VV KommDok (Brem.ABl. 2018, 253) vom 24.04.2018 im § 25 Abs. 4 formuliert. Es bleibt zu beachten, dass für den überwiegenden Teil der Fristen ausschließlich Erfahrungswerte der Verwaltungsarbeit zugrunde liegen. Gegenwärtig und zukünftig erlassenen Gesetzen des Landes Bremen muss deshalb immer Vorrang gegeben werden. Auch sind Aufbewahrungsfristen, die sich auf Grund datenschutzrechtlicher Vorschriften ergeben, immer einzuhalten.


Sonderfälle

Personalakten

Personalakten gelten als abgeschlossen,
a) bei Beamten:
1. wenn die Beamtin/der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres, in den Fällen des § 49 dieses Gesetzes und des § 10 der Bremischen Disziplinarordnung jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,
2. wenn die Beamtin/der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,
3. wenn nach der verstorbenen Beamtin/dem verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist. (...)

b) bei Angestelltinnen und Angestellten sowie en und Arbeiterinnen und Arbeitern mit Ablauf des Jahres der Vollendung der Regelaltersgrenze. Wenn die Angestelltin/der Angestellte oder die Arbeiterin/der Arbeiter verstorben ist mit Ablauf des Todesjahres.
Unterlagen über Erkrankungen, Beihilfen, die Freie Heilfürsorge, Heilverfahren, Vorschüsse, Abtretungen, Verpfändungen und Pfändungen, Unterstützungen, Reise- und Umzugskostenvergütungen und Erholungsurlaub sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres  aufzubewahren, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden.

Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, wenn sie nicht vom zuständigen Archiv übernommen werden.  (Personalaktendaten-Verwaltungsvorschrift, PAVwV, vom 28.04.2014)

Prüfungsunterlagen

 Die Aufbewahrungsfristen für die Prüfungsunterlagen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem dem Prüfling das endgültige Ergebnis der jeweiligen Prüfung mitgeteilt wurde. Prüfungsunterlagen dürfen nicht ausgesondert werden, solange eine Prüfungsentscheidung noch nicht unanfechtbar geworden ist.

 Prüfungsunterlagen setzen sich zusammen aus dem Antrag auf Zulassung zur Prüfung (sowohl der Vor- als auch Hauptprüfungen sowie aller sonstigen Zwischenprüfungen), dem Ergebnis des Prüfungsverfahrens (den Gutachten und dem Protokoll des Diplom-/Magister-/Bachelor-/Masterprüfungs- oder Promotionsausschusses), dem Zeugnis und der Urkunde. Bei Nichtbestehen der Prüfung sind eine Übersicht über die einzelnen Prüfungsergebnisse und der Entwurf oder die Durchschrift des dem Prüfling erteilten Bescheids aufzubewahren.

Da die Prüfungsakten nach Abschluss des Verfahrens von allen anderen Unterlagen (z.B. Anforderungen von Unterlagen) befreit werden können, empfiehlt es sich, bereits während des Verfahrens das Schriftgut in der Akte durch getrennte Abheftung entsprechend zu ordnen, so dass die spätere Aussonderung erleichtert wird.

Zuständigkeit für die Aufbewahrungsfristen

Die Überwachung der Aufbewahrungsfristen obliegt bei dezentraler Schriftgutverwaltung der einzelnen Sachbearbeiterin oder dem einzelnen Sachbearbeiter.

Abgabe geschlossener Akten an das Universitätsarchiv

Akten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die für den laufenden Betrieb nicht mehr benötigt werden, sind dem  Universitätsarchiv anzubieten, sofern keine anderen Vereinbarungen darüber bestehen. Das Universitätsarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit der Akten und übernimmt alle archivwürdigen Unterlagen (d.h. Unterlagen, denen ein bleibender Wert für die Verwaltung, Wissenschaft und Forschung an der Universität Bremen oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener Personen oder Dritter zukommt) zur dauernden Aufbewahrung.

Was ist die Aufbewahrungsfrist?

Zur Feststellung der Archivwürdigkeit ist dem Universitätsarchiv eine Liste dieser Akten mit Angabe des Akteninhalts in doppelter Ausfertigung zu übersenden. Das Archiv sendet die zweite Ausfertigung zurück mit den entsprechenden Angaben, ob die Akte als archivwürdig abzuliefern oder als nichtarchivwürdig entsorgt/kassiert werden kann. Diese zweite Ausfertigung wird aufbewahrt und dient gleichzeitig als Nachweis über den Verbleib der Akten.

Das Universitätsarchiv verpflichtet sich zur sachgerechten Bearbeitung und Archivierung der dauernd aufzubewahrenden Akten. Grundlage für die Arbeit des Universitätsarchivs ist das Bremische Archivgesetz vom 7. Mai 1991, zuletzt geändert durch das Gesetz vom 2. April 2019 (BremArchG §12)  und die am 10. August 2001 vom Kanzler der Universität erlassene Regelung zur Sicherung archivwürdigen Materials.

Kassation

Schriftgut, das vom Universitätsarchiv nicht übernommen wurde und das nicht mehr benötigt wird, kann entsorgt werden. Hierbei sind die Datenschutzbestimmungen zu beachten, d.h. datengeschützte Unterlagen sind entsprechend zu zerkleinern. Sie können auch bei der jährlich vom Universitätsarchiv organisierten und per E-Mail-Verteiler angekündigten zentralen Entsorgung datengeschützter Akten durch eine für Aktenvernichtung zuständige Firma abgegeben werden.

Aktualisiert von: Thomas Lietz