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Benutzungsordung

Benutzungsordnung des Universitätsarchivs Bremen

Der Rektor der Universität Bremen hat am 09.03.2020 gemäß § 110 Absatz 2 des Bremischen Hochschulgesetztes (BremHG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 9. Mai 2007 (Brem. GBI. S. 339), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 5. März 2019 (Brem. GBI. S. 71), die auf Grund von § 80 Abs. 1 BremHG vom Akademischen Senat der Universität Bremen am 26.02.2020 beschlossene Satzung für das Universitätsarchiv Bremen in der nachstehenden Fassung genehmigt.

§ 1  Aufgaben

Das Universitätsarchiv Bremen dient als öffentliches Archiv der Forschung, der Lehre und dem Studium an der Universität Bremen sowie sonstiger wissenschaftlicher Arbeit und sachlicher Information. Es macht das Archivgut der Universität allgemein benutzbar. Das Archiv arbeitet auf der Grundlage des Bremischen Archivgesetzes, vom 7. Mai 1991, zuletzt geändert durch das Gesetz vom 2. April 2019 (Brem.GBl. S. 133) und der Satzung des Universitätsarchivs Bremen vom 09.03.2020.

§ 2  Zulassung zur Benutzung

1. Die Benutzung ist nach Maßgabe dieser Benutzungsordnung jeder Person möglich, die ein berechtigtes Interesse, insbesondere ein rechtliches, wissenschaftliches oder heimat- und familiengeschichtliches Interesse glaubhaft macht. Sie hat das Recht, das Archivgut nach Ablauf der Sperrfristen zu benutzen, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümerinnen/Eigentümern nichts anderes ergibt.

2. Die Benutzung des Universitätsarchivs ist kostenfrei.

§ 3  Art der Benutzung

1. Archivgut wird in der Regel durch Einsichtnahme benutzt.

2. Das Universitätsarchiv kann die Benutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Vorlage oder Abgabe von Reproduktionen, durch Versendung oder durch Ausleihe von Archivgut ermöglichen.

3. Die Beantwortung von Anfragen beschränkt sich in der Regel auf Hinweise zu Art, Umfang und Zustand von einschlägigem Archivgut.

4. Die Bestimmungen für die Benutzung von Archivgut gelten für die Benutzung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln und Reproduktionen entsprechend.

§ 4  Benutzungsantrag

1. Für die Benutzung des Universitätsarchivs ist ein Benutzungsantrag zu stellen. Hierfür ist der entsprechende Vordruck zu verwenden.

2. Für jedes Benutzungsvorhaben ist ein gesonderter Antrag zu stellen.

3. Wünscht eine Benutzerin/ein Benutzer eine andere Person unterstützend oder als Beauftragte/ Beauftragter zu ihren/seinen Arbeiten heranzuziehen, so ist von dieser ebenfalls ein Benutzungsantrag zu stellen.

4. Die Benutzerin/der Benutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen.

§ 5  Benutzungsgenehmigung

1. Über den Benutzungsantrag befindet die Leiterin/der Leiter oder eine Bevollmächtigte/ein Bevollmächtigter des Universitätsarchivs.

2. Die Benutzungsgenehmigung gilt nur für den im Antrag angegebenen Zweck und für den angegebenen Forschungsgegenstand.

3. Die Benutzungsgenehmigung kann mit Nebenbestimmungen versehen werden.

§ 6  Benutzungsbeschränkung

1. Gemäß § 7 Abs. 1 und 2 des Bremischen Archivgesetzes ist die Benutzung einzuschränken, zu versagen oder zu widerrufen, wenn
a) Grund zur Annahme besteht, dass dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder wesentliche Nachteile entstehen,
b) Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange betroffener Personen oder Dritter beeinträchtigt werden,
c) der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet erscheint,
d) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand zu erwarten ist oder
e) Rechtsvorschriften, insbesondere über Geheimhaltung, verletzt würden.

2. Das Universitätsarchiv kann die Benutzung auch aus anderen Gründen einschränken, versagen oder widerrufen, insbesondere, wenn einer oder mehrere der folgenden Gründe eintreten:
a) die Benutzerin/der Benutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Benutzungsordnung verstoßen oder ihr/ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,
b) nachträgliche Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
c) die Benutzerin/der Benutzer Urheberinnen-/Urheber- oder Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter verletzt,
d) der Ordnungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht zulässt,
e) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist,
f) der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen, hinlänglich erreicht werden kann.
Nutzungsrechte aufgrund anderer Rechtsvorschriften sowie besondere Vereinbarungen mit Eigentümern/ Eigentümerinnen bei der Archivierung von Unterlagen natürlicher und juristischer Personen des Privatrechts bleiben unberührt.

§ 7  Sperrfristen

1. Gemäß § 7 Abs. 3 des Bremischen Archivgesetzes gelten für Unterlagen folgende Schutzfristen:
a) Archivgut darf regelmäßig nach Ablauf von 30 Jahren seit Entstehung der Unterlagen benutzt werden.
b) Die Schutzfrist beträgt 60 Jahre seit Entstehung der Unterlagen für Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt.
c) Bezieht sich Archivgut nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen (personenbezogenes Archivgut), so darf es frühestens 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person oder der letztgeborenen von mehreren Personen genutzt werden. Ist das Todesjahr dem Archiv nicht bekannt, endet die Schutzfrist 100 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person oder der letztgeborenen von mehreren Personen. Ist dem Archiv auch das Geburtsjahr nicht bekannt, gilt eine Schutzfrist von 60 Jahren seit Entstehung der Unterlagen.
d) Die festgelegten Schutzfristen können um höchstens 20 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse geboten ist oder, wenn schutzwürdige Belange des Betroffenen dies erfordern.

2. Die Benutzung von Archivgut durch die abgebende Stelle in der Universität Bremen oder andere öffentliche Stellen, bei denen es entstanden ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen möglich; die Schutzfristen sind jedoch zu beachten, wenn das Archivgut aufgrund besonderer Vorschriften hätte gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen.

3. Die Schutzfristen nach Abs. 1 gelten gemäß § 7, Abs. 4 des Landesarchivgesetzes nicht für solches Archivgut, das bereits bei seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder bereits vor der Übergabe an das Universitätsarchiv der Öffentlichkeit rechtmäßiger Weise tatsächlich zugänglich gemacht worden ist.
Die Schutzfristen für personenbezogenes Archivgut gelten nicht für Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter und Personen der Zeitgeschichte, es sei denn, ihr schutzwürdiger Lebensbereich ist betroffen.

4. Die in Absatz 1 genannten Schutzfristen können im Einzelfall oder für bestimmte Teile von Archivgut verkürzt werden. Ist personenbezogenes Archivgut vor Ablauf der Schutzfristen betroffen, ist darüber hinaus erforderlich, dass
a) die betroffenen Personen oder nach deren Tod ihre Angehörigen eingewilligt haben, es sei denn eine betroffene Person hat zu Lebzeiten der Nutzung nachweislich widersprochen. Die Einwilligung ist von der überlebenden Ehegattin/dem überlebenden Ehegatten oder der ein-getragenen Lebenspartnerin/dem Lebenspartner, nach deren/dessen Tod von seinen voll-jährigen Kindern oder, wenn weder eine Ehegattin/Ehegatten oder eingetragene Lebenspart-nerin/eingetragener Lebenspartner noch volljährige Kinder vorhanden sind, von den Eltern der betroffenen Person einzuholen,
b) die Nutzung zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im rechtlichen Interesse eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist oder
c) die Nutzung für die Durchführung eines bestimmten Forschungsvorhabens erforderlich ist und sichergestellt ist, dass die schutzwürdigen Belange betroffener Personen nicht beeinträchtigt werden, oder das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange der betroffenen Personen erheblich überwiegt. Soweit der Zweck und die Methode des Forschungsvorhabens dies zulassen, sind die Forschungsergebnisse ohne personenbezogene Angaben aus dem Archivgut zu veröffentlichen.

5. Der Antrag auf Verkürzung der Schutzfristen ist schriftlich mit eingehender Begründung zu stel-len. Hierfür ist der entsprechende Vordruck des Universitätsarchivs zu verwenden. Zum Antrag können ergänzende Angaben, Unterlagen oder Stellungnahmen Dritter verlangt werden.

6. Die Aufhebung der Schutzfrist kann mit Benutzungsauflagen versehen werden.

7. Die Bestimmungen für die Benutzung von Archivgut geltenfür die Benutzung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln und Reproduktionen entsprechend.

§ 8  Rechtsschutzbestimmung

1. Bei der Verwertung der aus dem Archivgut gewonnenen Erkenntnisse sind Urheber- und Persönlichkeitsrechte, insbesondere das Datenschutzrecht und andere schutzwürdige Belange zu wahren. Dies gilt insbesondere in Fällen, in denen nach §7, Abs. 5 Schutzfristen verkürzt worden sind. Wer diese Rechte und Belange verletzt, hat dies den Berechtigten gegenüber selbst zu vertreten. Auf Verlangen sind darüber schriftliche Erklärungen abzugeben.

2. Absatz 1 gilt auch für die Verwertung lediglich aus Findhilfsmitteln gewonnener Erkenntnisse.

§ 9  Benutzung im Archiv

1. Archivgut wird grundsätzlich im Lesesaal des Universitätsarchivs unter Aufsicht zur Benutzung vorgelegt. Näheres wird durch die Lesesaalordnung geregelt.

2. Archivgut darf nur zu dem angegebenen Benutzungszweck ausgewertet und nur von der Benutzerin/ dem Benutzer eingesehen werden, die/der dafür die Benutzungsgenehmigung erhalten hat.

3. Es besteht kein Anspruch darauf, Archivgut in einer bestimmten Zeit oder Reihenfolge zu erhalten.

4. Archivgut kann, sofern dies aus konservatorischen Gründen notwendig ist, als Reproduktion vorgelegt werden.

§ 10  Haftung

1. Die Benutzerin/der Benutzer haftet für alle Schäden am Archivgut, die sie/er oder ihre Hilfskräfte schuldhaft verursacht haben.

2. Das Universitätsarchiv haftet nicht für Schäden, die durch fehlerhafte oder verzögerte Archivleistungen entstanden sind.

§ 11  Reproduktionen von Archivgut

1. Reproduktionen aller Art dürfen nur mit Genehmigung des Universitätsarchivs angefertigt werden.

2. Ein Anspruch auf die Herstellung von Reproduktionen besteht nicht. Sie können nur hergestellt werden, soweit dabei eine Gefährdung oder Schädigung des Archivguts ausgeschlossen werden kann. Über das jeweils geeignete Reproduktionsverfahren entscheidet das Universitätsarchiv.

3. In der Regel werden nur Teile von Archivguteinheiten reproduziert.

4. Bei der Benutzung durch persönliche Einsichtnahme kann Archivgut auf schriftlichem Antrag selbsttätig am Selbstbedienungsscanner im Lesesaal reproduziert werden. Analoge und digitale Reproduktionen können auf schriftlichem Antrag auch beim Archivpersonal in Auftrag gegeben werden.

5. Für die Qualität von Reproduktionen übernimmt das Universitätsarchiv keine Gewährleistung, wenn sich die Mängel aus dem Zustand der Vorlage oder aus der Art des Reproduktionsverfahrens ergeben.

6. Die Kosten für die Erstellung von Reproduktionen richten sich nach der aktuellen Entgeltordnung des Universitätsarchivs.

7. Reproduktionen dürfen nur mit Zustimmung des Universitätsarchivs an Dritte weitergegeben, vervielfältigt oder veröffentlicht werden. Dabei sind das Universitätsarchiv als Aufbewahrungsort und die Archivsignatur der Quelle anzugeben. Soweit Urheberrechte bestehen, hat die Benutzerin/der Benutzer die Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes zu beachten. Sie/er hat die Universität Bremen von sämtlichen Ansprüchen Dritter freizustellen, die wegen einer Verletzung von Urheberrechten geltend gemacht werden.

§ 12  Benutzung der Bibliothek

Für die Benutzung der Bibliothek des Universitätsarchivs gelten §§ 9 bis 12 entsprechend.

§ 13  Versendung des Archivguts

1. Die Versendung von Archivgut ist nur in begründeten Ausnahmefällen zur Benutzung in auswärtigen, hauptamtlich verwalteten Archiven und Bibliotheken zulässig.

2. Die Antragstellerin/der Antragsteller hat eine schriftliche Erklärung des auswärtigen Archivs zu beschaffen, worin sich dieses verpflichtet, das Archivgut nur unter ständiger Aufsicht vorzulegen und nicht ohne Genehmigung des Universitätsarchivs zu vervielfältigen und das Archivgut innerhalb einer zuvor vereinbarten Frist zurückzusenden.

3. Die Versandkosten trägt die Antragstellerin/der Antragsteller.

4. Vom Versand ausgeschlossen sind Findhilfsmittel und Archivgut, das
a) Benutzungsbeschränkungen unterliegt,
b) wegen seines hohen Wertes, seines Ordnungs- und Erhaltungszustandes, seines Formates bzw. aus konservatorischen oder Sicherheitsgründen nicht zum Versand geeignet ist,
c) häufig benutzt wird,
d) noch nicht abschließend verzeichnet ist.

5. Die Benutzung des versandten Archivguts richtet sich nach den Vorschriften des Bremischen Archivgesetzes und dieser Ordnung.

§ 14  Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken

1. Eine Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken ist nur zulässig, wenn gewährleistet ist, dass es wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Benutzung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktion erreicht werden kann.

2. Das Universitätsarchiv stellt die Sicherheit und Erhaltung des ausgeliehenen Archivguts durch Auflagen sicher.

3. Über die Ausleihe ist zwischen dem Universitätsarchiv und der Entleihenden/dem Entleihenden ein Leihvertrag abzuschließen.

4. Die Herstellung von Reproduktionen von ausgestelltem Archivgut durch Dritte bedarf der Zustimmung des Universitätsarchivs.

§ 15  Benutzung fremden Archivguts

Das Universitätsarchiv kann auch die Benutzung von Archivgut ermöglichen, das von anderen Archiven oder sonstigen Stellen zur Benutzung durch Dritte übersandt wurde. Soweit die versendende Stelle nichts anderes verfügt, gelten die Vorschriften dieser Benutzungsordnung entsprechend.

§ 16  Belegexemplare  

1. Die Benutzerin/der Benutzer ist verpflichtet, von einer analogen oder digitalen Veröffentlichung (Buch, Aufsatz, Internetpublikation etc.), die sie/er unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Universitätsarchivs erstellt hat, nach deren Erscheinen dem Universitätsarchiv unaufgefordert und unentgeltlich ein Belegexemplar abzuliefern.

2. Das Universitätsarchiv darf unveröffentlichte Schriftwerke oder sonstige Ergebnisse der Archivrecherche ohne Zustimmung der Benutzerin/des Benutzers nur zur Erschließung von Archivgut verwenden. Anderen Personen darf keine Einsicht in unveröffentlichte Schriftwerke gewährt werden. Dieser Absatz findet keine Anwendung, wenn das Urheberrecht erloschen ist.

§ 17  Benutzung durch abgebende Stellen der Universität

Art und Weise der Benutzung von Archivgut durch diejenigen Stellen der Universität, bei denen es entstanden ist oder die es abgegeben haben, werden im Einzelfall vereinbart. Dabei ist sicherzustellen, dass das Archivgut gegen Verlust, Beschädigung und unbefugte Benutzung geschützt ist sowie innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückgegeben wird.

§ 18  Entgeltberechnung für die Benutzung des Archivs

Die Benutzung des Universitätsarchivs durch Mitglieder der Universität ist kostenfrei. Für die Benutzung durch sonstige Personen erhebt das Universitätsarchiv in der Regel Entgelte entsprechend der aktuellen Gebührenordnung des Staatsarchivs Bremen.

§ 19  Inkrafttreten

1. Diese Benutzungsordnung tritt mit der Genehmigung des Rektors in Kraft.

2. Gleichzeitig tritt die Benutzungsordnung für das Universitätsarchiv vom 24. Juni 2015 außer Kraft.

Bremen, den 09.03.2020                                Der Rektor der Universität Bremen