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Gute Arbeitsroutinen entwickeln

Die eigene Arbeitsweise reflektieren und weiterentwickeln

Effektive Arbeitsweisen und eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit sind zentral damit wir gesund und produktiv bleiben. Um die eigenen Routinen für sich persönlich möglichst zufriedenstellend zu gestalten, sollte man sich immer wieder reflektieren und bewusst seine Arbeitszeit gestalten.
Fragen hierzu können sein: Wie arbeite ich? Was brauche ich, damit ich produktiv arbeiten kann? Was stört mich in meinem Arbeitsfluss?

Tasse und Wecker auf Tisch

Wann arbeite ich? Den eigenen Rhythmus kennen und eine passende Tagesstruktur entwickeln

Während manche Promovierende an feste Arbeitszeiten gebunden sind, sind andere in ihrer Tagesstruktur extrem frei. Unanhängig von der Flexibilität, ist es sinvoll sich zu überlegen wann man am besten arbeitet. Führe eine Zeit lang ein Produktivitätsprotokoll, um herauszufinden, wann Deine Hochleistungsphasen sind und wann Du eher weniger fordernden Arbeiten nachgehen solltest oder eine Pause sinnvoll ist. Hieraus lässt sich eine persönliche Tagesstruktur entwickeln.

Deep Work: Frisch im Büro angekommen, aber dann verzettelt? Vielleicht bleibt das E-Mail Postfach demnächst von 8:30 bis 10:30 Uhr einfach zu und nach einer kurzen Ankommensphase wird sich erstmal 90 Minuten der Dissertation gewidmet. Auf jeden Fall sollte eine Hochleistungsphase - im Durchschnitt hat jeder Mensch zwei pro Tag - konzentriert für anspruchsvolle Aufgaben genutzt werden. Cal Newport (2016) nennt die Fähigkeit sich zurückzuziehen und zu konzentrieren übrigens "deep work". Nutzen wir gezielt konzentrierte Arbeitsphasen können wir an unsere kognitiven Grenzen gehen und neue Fähigkeiten, Ideen und Erkenntnisse (für die Diss) entwicklen.

Liste schreiben

Woran arbeite ich? Ziele und Arbeitsschritte formulieren

Ziele klar zu formulieren hilft dabei im Arbeitsalltag fokussiert und produktiv zu sein. Wichtig ist es die Ziele SMART zu formulieren und sich im nächsten Schritt auch die konkrete Herangehensweise zu überlegen. SMART bedeutet, dass Ziele, Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert sein sollten.

Promovierende sollten insbesondere darauf achten die Ziele nicht zu groß und langfristig zu formulieren, sondern sich kleine spezifische Teilziele vorzunehmen.

Nach der Formulierung eines Ziel sollte man sich auf jeden Fall auch Gedanken über die Implementation der einzelnen Schritte in den Arbeitsalltag machen. Hierbei hilft es sich zu fragen:
Was ist der erste Arbeitsschritt?
Welche Arbeitsschritte sind noch notwendig?
Wann möchte ich fertig sein?
Wann arbeite ich daran?

Terminplaner eintragen

Wie arbeite ich? Routine, Routine, Routine.

Eine Promotion dauert Jahre. Da brauchen wir nicht jede Woche eine neue Struktur, sondern gute und vertraute Arbeitsroutinen, denn schließlich sind wir alle Gewohnheitstiere. 

Immer dann...
So kann es helfen einen "Immer dann [konkreter Zeitraum, konkrete Situation], tue ich [genaue Handlung]" Plan für sich parat zu haben. Dieser "Immer dann" - Plan kann zum Beispiel lauten:

  • Immer montags bis freitags zwischen 9 und 11 Uhr schreibe ich an meiner Doktorarbeit.
  • Immer nach der Mittagspause aktualisiere ich meine Literaturdatenbank.
  • Jeden Donnerstag treffe ich mich mit Kolleg*innen zum Austausch.
  • Jeden Freitag zwischen 16 und 17 Uhr plane ich die Ziele für die nächste Woche.
  • E-Mails beantworte ich nicht zwischendurch, sondern immer gebündelt eine halbe Stunde vor der Mittagspause.

Standhaft bleiben!
Am besten werden Routinen gleich regelhaft in den Kalender eingetragen, um wichtige Phasen - wie die Schreibzeiten in der persönlichen Hochleistungsphase - vor Anfragen, die sich zu anderen Zeiten erledigen lassen, zu schützen.

Kleine Rituale.
Kleine Rituale können außerdem helfen in die anstehende Routine "einzutauchen" oder sich zu belohnen.  Der warme Kaffee in der Hand, wenn das Schreibprojekt geöffnet wird und es los geht. Oder die kurze Pause mit Kolleg*innen am Nachmittag, wenn das Email-Postfach wieder zugemacht ist.

Finger auf Laptoptastatur

Wo arbeite ich am besten? Der gute Arbeitsplatz

Jede*r hat unterschiedliche Vorlieben, wo sie oder er am besten arbeitet. Die eine braucht den perfekt aufgeräumten Schreibtisch mit state-of-the-art notebook, der andere kann sich gut konzentrieren, wenn seine Lieblingsmusik im Hintergrund läuft. Finde heraus, wie der Arbeitsplatz beschaffen sein muss, der für Dich der passende ist und der Dich am meistens inspiriert, am Text zu bleiben.

Alternativen zum Arbeitsplatz an der Uni
Wer nebenberuflich oder als Stipendiat*in promoviert, hat nicht immer einen Arbeitsplatz an der Uni. Da kann für die einen die Bibliothek eine gute Alternative zu den eigenen vier Wänden sein oder für andere eine Bürogemeinschaft - da gibt es eventuell gleich noch nette Gesellschaft für die Mittagspause.

Ergonomisch richtig
Doktorand*innen sitzen viele Stunden am Stück an ihrer Dissertation. Es lohnt sich deshalb, in einen guten Bürostuhl zu investieren, der die Körperhaltung optimal unterstützt. Als Alternative oder zur Abwechslung ist für manche ein Gymnastikball das richtige, mit dem die Wirbelsäule quasi nebenbei beweglicher bleibt. Wichtig ist auch die zur Körpergröße passende Tischhöhe - wenn man diese nicht anpassen kann, hilft zum Beispiel eine Fussstütze. Und wenn man dann optimal sitzt, ist es gut, sich auch noch die Lichtverhältnisse anzusehen, damit die Augen während langer Arbeitsphasen so entspannt wie möglich bleiben.

"Sauberkeit und Ordnung"
Es mag wie eine spießige Überschrift aus den 50er Jahren klingen, aber tatsächlich führt ein aufgeräumter, sauberer Arbeitsplatz dazu, dass man sich gerne daran setzt, die Gedanken aufgeräumter sind und man keine unötige Zeit für Suchen und Neustrukturieren aufwendet. Es lohnt sich daher, feste Plätze fürs Laptop und die jetzt gerade benötigten Artikel, Bücher und Unterlagen zu haben. Gleichfalls sollten smartphone und smartwatch einen Platz haben, an dem sie nicht von der gerade wichtigen Arbeit ablenken können.

Bessere Luft - bessere Hirnleistung
Auch wenn Du nicht den grünen Daumen geerbt hast, stelle ein bis zwei robuste Pflanzen an Deinen Arbeitsplatz. Diese verbessern das Raumklima, gleichzeitig bringen sie etwas Lebendiges in den Arbeitsprozess, das die eigene Kreativität anregt. Jede Stunde zwei bis fünf Minuten Stoßlüften hält die Konzentrationsfähigkeit hoch!

 

Buch lesen

Was ist mit der Pause? Abschalten und entspannen

Eine Doktorarbeit ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Daher ist es wichtig, von Anfang an auf regelmäßige Pausen und Freizeit zu achten - und nicht erst, wenn man bereits überfordert ist. Gute Arbeitsroutinen kennen Pausen und Freizeit.

Raum der Stille: Angehörigen und Gästen der Universität Bremen steht ein Raum der Stille zur Verfügung. Er dient als Raum der Ruhe, der Meditation und des Gebets und lädt ein, sich einen Moment Zeit für sich zu nehmen und sich aus dem häufig hektischen Universitätsalltag zurückziehen.

Ein paar Tipps zum Entspannen gibt es hier: Relaxation techniques (Think Ahead Blog, Sheffield University).

Zum Weiterlesen

Newport, Cal. Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. Grand Central Publishing, 2016.
Taylor, Lucy A. Twenty things I wish I’d known when I started my PhD. NATURE CAREER COLUMN. 06 November 2018.

Aktualisiert von: BYRD