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Planungsphasen

Kapitelübersicht

3. Planungsphasen
PHASE I: Brainstorming-Phase – was möchte ich?
PHASE II: Infophase – was es gibt und was geht?
PHASE III: Entscheidungsphase 1 – was ist sinnvoll?
PHASE IV: Feinplanung – wie funktioniert das alles in meinen Wunschländern?
PHASE V: Entscheidungsphase 2 – überprüfte Wünsche werden zu konkreten Zielen
PHASE VI: Bewerbungsdialog – Kommunikation mit Unternehmen und Institutionen
PHASE VII: Wichtiges vor der Abreise
Internationale Arbeitsaufenthalte – Zeitraster für die Planungsphasen und wesentlichsten Vorbereitungsschritte im Überblick

Auch wenn es immer wieder vereinzelte Beispiele dafür gibt, dass sich Auslandspraktika bei hohem persönlichen Einsatz und entsprechender Motivation kurzfristig realisieren lassen, sollten Sie sich gerade bei der Zeitplanung lieber nicht allein auf’s Glück verlassen. Wer sich nervtötende Hektik ersparen und gleichzeitig alle zur Verfügung stehenden Optionen nutzen möchte, sollte sich mindestens sechs Monate Vorlaufzeit gönnen; besser noch ist ein dreiviertel Jahr oder mehr, besonders dann, wenn das Praktikum eventuell über ein Förder- bzw. Platzierungsprogramm ermöglicht werden soll. Generell gilt:

  • Je mehr Unterstützung bei der Praktikumssuche oder der finanziellen Umsetzung in Anspruch genommen werden soll, desto länger ist normalerweise die Vorlaufzeit. Bewerbungsfristen und –verfahren mit möglicherweise aufwändigen Antragsunterlagen dürfen weder verpasst noch unterschätzt werden.
  • Gleiches gilt für die Bewerbungsverfahren bei großen etablierten Praktikumsgebern, seien es nun global agierende Konzerne oder internationale Organisationen wie EU oder UNO, die oftmals Bewerbungen nur im Rahmen standardisierter Verfahren und Zeitabläufe zulassen.
  • Je anspruchsvoller und konkreter die individuellen Vorgaben und Zielsetzungen sind, desto mehr Vorlaufzeit ist einzuplanen, um bei notwendigerweise mehr und qualitativ umso hochwertigeren Bewerbungen den richtigen Praktikumsgeber zu finden.

Abgesehen von gelegentlichen „Glückstreffern“ belegen die Erfahrungen von erfolgreichen Praktikant_innen, dass sich sorgfältige Planung und die zeitliche Investition im Vorfeld mehrfach auszahlen:

  • Die inhaltliche Qualität der Praxisphasen,
  • die reibungsfreie Kommunikation mit potentiellen Arbeitgebern,
  • ein souveränes eigenes Auftreten und
  • der effiziente organisatorische Verlauf

sind die Belohnung für eine konzentrierte und strukturierte Vorbereitungsarbeit.

Die folgende Einteilung in Phasen kann als eine erste Orientierungshilfe dienen und wie eine Checkliste abgearbeitet werden.

Sinn, Zweck und Ziel

Um treffsicher, ökonomisch und überzeugend vorgehen zu können, müssen Sie (annähernd) wissen, was Sie wollen. Das Durchdenken und Abwägen der einzelnen Aspekte der erwünschten Praxisphase führt zur Formulierung klarer und realistischer Zielsetzungen.

Checkliste

Was? Wann? Wo?

  • Ausland ja oder nein, mit welchen Parametern und Grundvoraussetzungen?
  • Auslandsstudium und/oder Auslandspraktikum?
  • Zeitpunkt/Zeitrahmen – wann und wie lange sollte/kann der Auslandsaufenthalt dauern?
    • Studienbezogene Aspekte wie Pflichtpraktikum, inhaltliche Notwendigkeiten, Regelstudienzeit, sinnvoller „Pausenfüller“ zwischen Bachelor und Master usw.
    • Fach- und praxisbezogene Aspekte, z.B. ab welcher Dauer lohnt sich ein Praktikum überhaupt für beide beteiligten Seiten; zu welchem Zeitpunkt bin ich fachlich fit und habe der Firma „etwas zu bieten“; wann muss ich spätestens gehen, um diese Zusatzqualifikation auf keinen Fall zu verpassen
    • Persönliche Aspekte – was hält mich zuhause, was zieht mich ins Ausland? Was verbinde ich mit dem Auslandsaufenthalt auch jenseits von fachlichen und karrierebezogenen Erwägungen? Welche persönlichen Verpflichtungen sind wann/wie betroffen, anderen und mir selbst gegenüber?
 
  • „Ausland“ – wo möchte ich, wo kann ich hingehen?
    • Niveau der eigenen Fremdsprachenkenntnisse (denn es ist eher die Ausnahme, dass man mit Englisch alleine überall auskommt)
    • Fachliche Schwerpunkte – was legen meine Studieninhalte mir nahe? Sinologen oder Wirtschaftswissenschaftler mit Asien-Schwerpunkt werden sich z.B. für Japan und China interessieren (oder vielleicht den asiatischen Schwerpunkt gerade mit einer „Gegenrichtung“ wie Nordamerika ergänzen wollen?) Geologen zieht es oft nach Australien, Gesundheitswissenschaftler in Länder mit besonderen Problemstellungen oder konkurrierenden Gesundheitssystemen. Viele Geisteswissenschaftler und Studierende mit geographisch/fachlich nicht festgelegten Fächern stehen vor der oft als zermürbend empfundenen Qual der Wahl („wo passe ich bloß hin…?“), die aber in Wirklichkeit ein sehr wichtiger Bewusstwerdungsprozess weit über das Praktikum hinaus werden kann

Finanzielle Möglichkeiten?

  • Eigenkapital
  • Ressourcen
  • Stipendien

Art des Praktikums, das Sinn und Spaß machen würde?

  • Schnuppern
  • Beobachten (job shadowing)
  • Projektarbeit
  • integriertes Mitarbeiten
  • eigenverantwortliches Agieren
  • Stoffsammlung für die Bachelor-/Masterarbeit
 

Sinn, Zweck und Ziel

Die definierten persönlichen und fachlichen Ziele müssen abgeglichen werden mit den Bedingungen und Möglichkeiten, die die jeweiligen Traumländer bieten; ausschließlich solide und aktuelle Informationen helfen dabei weiter und die gilt es, individuell zu erheben. Nur wenn Sie Spielräume und Schranken kennen, können Sie optimal planen und umsetzen – und versuchen, Enttäuschungen wie auch Negativerlebnisse oder verpasste Chancen zu vermeiden.

Checkliste
  • Arbeitsmärkte (und Studiensysteme) aller in Frage kommenden Zielländer
    • Wie sieht die wirtschaftliche Lage in meinem Feld gerade aus?
    • Sind studien-/ausbildungsbezogene Praktika dort üblich? Wenn ja, in welchem Umfang?
    • Wie gestaltet sich der „tertiäre“ Arbeitsmarkt (zeitlich begrenzte Arbeitsverhältnisse)?
 
  • Arbeitserlaubnis-/Visumsrecht
    • Welche Optionen/Kriterien
    • Beantragungsaufwand
    • Fristen
       
  • Informationsquellen
    • Botschaften
    • Kulturinstitute
    • Handelskammern
    • Arbeitsagenturen (Auslandsvermittlung der Bundesagentur für Arbeit und zuständige Stellen in den Zielländern)
    • Universitäre Einrichtungen (Career Center, International Office, Stugen, Beauftragte für Internationales, Praxisbüros und Studienzentren)
    • Ex-Praktikant*innen bzw. Studierende
    • Studierende aus den Zielländern
    • Austauschorganisationen/Programmanbieter
    • relevante Webseiten
    • Online Netzwerke
    • relevante Veranstaltungen
 

Sinn, Zweck und Ziel

Die Gegenüberstellung der individuellen Zielsetzungen und der faktischen Gegebenheiten (formuliert und recherchiert in den Vor-Phasen) erlaubt es, viel versprechende Länder für den Praxisaufenthalt einzugrenzen. „Traumländer“, die zu hohe Barrieren mit sich bringen, sollten ans Ende der Prioritätenliste gesetzt werden oder Sie suchen Alternativen, um die Barrieren zu umgehen. Um sich nicht zu verzetteln, sollten Sie die (zeit-)intensiven Vorarbeiten in der Feinplanung auf zwei bis drei Wunsch-Länder einschränken – falls Sie sich nicht von vorneherein auf ein einziges Land festlegen wollen. Das „Projekt Praxisphase“ wird in einem Übersichtsplan in seine einzelnen Schritte untergliedert, der die nächsten Schritte überschaubar macht und der Selbstkontrolle dient.

Checkliste

  • Welches Land/welche Länder kämen in Frage (persönliches Ranking; Vor-/Nachteile)?
    • Eingrenzung (1-3 Länder) für ökonomisches und zielgerichtetes Planen
    • Kann ich die nötige Arbeitserlaubnis bekommen? Wo und wie?
       
  • Direktbewerbung und/oder Förder-/Platzierungsprogramme?
    • Ein- oder Zwei-(Drei-)Schienen-Modell
    • Vergleich von Fördermöglichkeiten; Chancen, Zeitplanung, Voraussetzungen
    • der Rahmen für Direktbewerbungen
 
  • Jobchancen?
    • Auswertung von Recherchemöglichkeiten für eine Direktbewerbung
    • Vergleich von Platzierungsangeboten (Kosten, Vertragsbedingungen, Rahmen, Fristen)
       
  • Masterplan (“What to do when”): 1. Entwurf
 

Sinn, Zweck und Ziel

Unter Ausschöpfung aller sinnvoll nutzbaren Kanäle, Anlaufstellen und Angebote, sowohl im Internet wie auch im „wirklichen Leben“, werden finanzielle Optionen sowie Bewerbungsregeln und -formalitäten für die konkret in Frage kommenden Länder im Detail ausgelotet und das entsprechende „Know-How“ erworben. Antragsformulare werden besorgt. Für jedes „Wunschland“ wird im Rahmen eines persönlichen Recherche-Portfolios eine vorläufige Firmenrecherche durchgeführt. Das Ziel ist es, pro Land mindestens fünf bis zehn viel versprechende Praktikumsgeber aufzulisten.

Checkliste

  • Bewerbungen für Förderprogramme und/oder Platzierungsangebote
    • Anträge besorgen
    • Termine notieren
    • Formalitäten listen
    • geforderte Kompetenznachweise besorgen
 
  • Bewerbungs-Know-How für Direktbewerbungen
    • Karriereratgeber auch aus dem Wunschland
    • relevante Webseiten
    • Vorträge und Bewerbertrainings besuchen
 
  • Arbeitgeber-Recherche
    • Optionen pro Land
    • persönliches Recherche-Portfolio zusammenstellen
    • relevante »Live-Termine« (Job- und Fachmessen,
      Kongresse etc.)
    • Netzwerken
    • 5-10 Firmen für Testrecherche finden
 

Sinn, Zweck und Ziel

Die Ergebnisse der bisherigen Anstrengungen, vor allem die detaillierten Resultate aus Phase IV, werden zur Grundlage des persönlichen Aktionsplans. Sinnvollerweise schränken Sie dafür die Länderauswahl noch einmal ein und entscheiden sich für Ihre konkreten ZielländerStellen Sie eine Liste von Wunschfirmen auf, bei denen Sie sich bewerben möchten, und treffen Entscheidungen zu den Bewerbungswegen; auch die Entscheidung, für welche Fördermaßnahmen und/oder Platzierungsprogramme Sie sich bewerben wollen, fällt jetzt. Bewerbungs- und ggf. Testtermine werden abhängig von diesen Entscheidungen ab sofort wahrgenommen. Auf Grundlage der nun getroffenen Entscheidungen wird aus der Übersichtsplanung (Phase III) ein Aktionsplan, der die nächsten Schritte vorgibt und der Selbstkontrolle dient.Stellen Sie eine Liste von Wunschorganisationen auf, bei denen Sie sich bewerben möchten, und treffen Entscheidungen zu den Bewerbungswegen; auch die Entscheidung, für welche Fördermaßnahmen und/oder Platzierungsprogramme Sie sich bewerben wollen, fällt jetzt. Bewerbungs- und ggf. Testtermine werden abhängig von diesen Entscheidungen ab sofort wahrgenommen. Auf Grundlage der getroffenen Entscheidungen wird aus der Übersichtsplanung (Phase III) ein Aktionsplan, der die nächsten Schritte vorgibt und der Selbstkontrolle dient.

Checkliste

  • Welche 1-2 Länder will ich versuchen?
    • Warum möchte ich gerade in diese Länder?
      • Chancen, Prognosen, Formalitäten
    • »Sondergründe«
 
  • Welche 20-30 Firmen/Organisationen schreibe ich an?
    • Kriterien benennen
    • Kriterien-Mix
    • Profil-Matching
 
  • Bewerbungswege
    • Anfrage per E-Mail
    • E-Mail Bewerbung
    • Direktkontakt über Telefon
    • Netzwerken
 
  • Welche Programmbewerbungen will ich versuchen?
    • Warum und wann?
    • Kosten (inkl. Stornobedingungen)
    • Bewerbungsvoraussetzungen (Tests, Belege usw.)
 
  • Masterplan: 2. Entwurf als konkrete „To-Do-Liste“ (Aktionsplan)
 

Sinn, Zweck und Ziel

Bewerbungen sowohl bei Firmen/Organisationen (Direktbewerbungen) wie auch bei den ggf. ausgewählten Programmen werden auf den Weg gebracht. Noch ausstehende Vorauswahlen und/oder (Sprach-)Tests werden abgelegt. Der sich nun entwickelnde Dialog mit Firmen und programmdurchführenden Institutionen führt zu Zusagen (oder Absagen) und schließlich idealerweise zum Angebot einer Stelle für das Praktikum („job offer“) – das große Zwischen-Ziel des Aktionsplans.

Checkliste

  • Bewerbungsprozess starten
    • Bewerbungen verschicken
    • Nachhaken
    • Bewerbungsgespräche (wie z.B. Telefon- und Skype-Interviews)
  • Sprachtests und andere Bewerbungsformalitäten spätestens jetzt
  • Entscheidungen zu Förderprogrammen finden statt, Auswahlgespräche
  • Praktikumszusage starten
    • Annahme
    • Formale und administrative Festlegungen (Vertrag, genaue Fristen usw.)
 

Sinn, Zweck und Ziel

Mit der Zusage eines Praktikumsgebers (und eventuellen Förder-/Programmoptionen) können die praktischen Planungen einsetzen und die Voraussetzungen für Reise und Abwesenheit von zuhause geschaffen werden. Die letzten zwei bis drei Monate vor Praktikumsbeginn (der Abreise) sollten ganz oder wenigstens teilweise unter dem Motto der gründlichen Vorbereitung stehen – dann sind Sie, wenn es schließlich los geht, auch wirklich: ready to go!

Checkliste

  • Legales
    • Arbeitserlaubnis
    • Melde- und Sicherheitsrechtliches
  • Administratives und Lebenspraktisches
    • Status als Studierende zuhause (Urlaubssemester usw., ggf. Absprache mit Dozent_innen)
    • Wohnung, „Katze“, Auto
    • Abmeldungen (Strom, Wasser, Telefon, Internet etc.)
    • Postverkehr während Abwesenheit, u.ä.
    •  Notfall-Vorkehrungen
  • Versicherungen
    • Kranken-(Zusatz-)Versicherung für das Ausland und Arbeitsunfälle
    • Haftpflicht/Unfall/Rechtsschutz usw.
    • Vereinbarung mit Krankenversicherung in Deutschland (im Heimatland) 
  • Gesundheitsfragen
    • Arztbesuch
    • Impfungen
    • Medikamente
  • Reiseplanung
    • (Angebote für) Flugticket(s)
    • Reiserouten, Zwischenstopps, usw.
    • Packliste(n)
    • Lebensführung im Zielland
    • Übergangs-Unterbringung für die ersten 2-4 Wochen
    • Technische Unterschiede (Stromstärke, Steckdosen usw.)
    • Bankkonto, Finanzielles
 

Hier finden Sie die beschriebenen Phasen grafisch den zeitlichen Planungsabschnitten zugeordnet. Diese Darstellung eignet sich, zum Beispiel auch vergrößert auf ein DIN-A3/4-Format, wunderbar als Gedächtnisstütze und Hilfe bei der Gestaltung Ihres persönlichen Masterplans.

Planungsphasen für Internationale Praktika
Planungsphasen für Internationale Praktika

Erfahrungsberichte

Auf unserer Seite "Auslandspraktikum" erzählen Studierende von Ihren Praktikumserfahrungen im Ausland.

zu den Video-Clips

Hier ein Beispiel: Vortrag zum Auslandspraktikum

Marius berichtet von seinen Erfahrungen in und rund um Florida