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Projektorganisation

Übersicht der Gremien im Projekt CampusManagement System

Das Projekt setzt sich aus vier organisatorischen Ebenen zusammen:

  1.     Lenkungskreis
  2.     Projektleitung und Fachkoordination
  3.     Verantwortliche für Prozessfreigaben / Teilprojektleitung
  4.     Fachanwender*innen in der Bearbeitung der Prozess-/ Themenfelder

Der Lenkungskreis entscheidet und überwacht auf Grundlage des Projektplans. Die Projektleitung berichtet dem Lenkungskreis, nimmt die Ergebnisse der Teilprojekte ab und ist für den Erfolg des Projekts verantwortlich.

Die Aktivitäten der Teilprojekte werden von den Teilprojektleitungen im gesetzten Rahmen initiiert und in Abstimmung mit mit den Fachanwender*innen geplant, welche die Ergebnisse dann umsetzen.

Projektvorgehen

Viele Bereiche und Mitglieder der Universität Bremen sind von der Einführung der neuen Verwaltungssoftware im Studierenden-Bereich betroffen. Das Projekt kann nur erfolgreich sein, wenn Ziele, Aufgaben und Risiken des Projekts transparent gemacht werden.

Entscheidungen sollen an der "richtigen" Stelle getroffen werden und Beteiligte sollen die Chance erhalten hieran maßgeblich mitzuwirken. Die getroffenen Entscheidungen werden nachvollziehbar innerhalb der Universität Bremen kommuniziert, z.B. über diese Website.

 

Leitsätze ("Bremen Charta")

  1.     Implementierung auf Basis von Referenzprozessen
  2.     Schnell an das System in kleinen Fachrunden
  3.     Fachkompetenzen ausbauen
  4.     "Big Ships" frühzeitig auf Kurs bringen
  5.     Hineintragen in die Universität
  6.     Integration üben
  7.     Etablierung einer bewussten Projektkultur
  8.     Themen abschließen
  9.     Realistischer Projektzeitraum
  10.     Gestaffelte Inbetriebnahme entlang von Clustern
Der Lenkungskreis im Campusmanagementprojekt hat 17 Mitglieder

Der Lenkungskreis ist das oberste Entscheidungsgremium im CaMS-Projekt. Weil fast alle Bereiche der Universität sind von der Einführung des Campus Management Systems betroffen sind, setzt sich der Lenkungskreis auch aus Vertreter*innen fast aller Bereiche zusammen.

Mitglieder sind

  • Der Kanzler
  • Der Konrektor für Studium und Lehre
  • 2 Dekane
  • 2 Studiendenkan*innen
  • 1 Vertreterin der Lehrerbildung
  • 1 Verwaltungsleiterin
  • 3 Dezernentinnen
  • 2 Frauenbeauftragte
  • 2 Personalratsmitglieder
  • und 2 Vertreter des Auftragnehmers (Datenlotsen)

Aufgaben des Lenkungskreises

  • Entscheidung über den Projektplan
  • Überwachung des Projektplans und kritischer Prozesse
  • Entscheidungen bei Eskalationen
  • Entgegennahme Berichte
  • Abnahme von Meilensteinen

Strategische Projektleitung

Prof. Dr.

Thomas Hoffmeister

Rektor/Konrektoren (R/Kon)
VWG
+49-421-218-60030
kon2protect me ?!uni-bremenprotect me ?!.de
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Operative Projektleitung

Waltraud Brendt

Dezernat für IT, medientechnische Infrastruktur und zentrale Dienste (Dez 5)
SpT
+49-421-218-60810
brendtprotect me ?!uni-bremenprotect me ?!.de
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Fachliche Koordination

Christina Vocke

Dezernat Studentische Angelegenheiten (Dez 6)
VWG
+49-421-218-61000
christina.vockeprotect me ?!uni-bremenprotect me ?!.de
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Dennis Steffens

Sekretariat für Studierende (SfS)
GW2
+49-421-218-61060
dsteffensprotect me ?!uni-bremenprotect me ?!.de
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Das Dashboard von CampusNET®NT hat Kacheln wie Windows 8

Ob Bachelor oder Master, die Integration der Themen Studienplatzbewerbung und Auswahl von Studienplatzbewerber*innen in das CaMS sind die wesentlichen Inhalte von BUZ.

Stand Juli 2019

Die Master-Aufnahmeverfahren zum Sommersemester 2020 werden komplett über CampusNet-NT durchgeführt. Die ersten Bewerbungsportale dafür öffnen am 1. August 2019. Auf einer gut besuchten Informationsveranstaltung am 10. Juli 2019 wurden Fachbereichsvertreter*innen über die verschiedenen Sichten von Bewerber*innen, Sachbearbeiter*innen des SfSund Mitgliedern von Auswahlkommissionen informiert. Die wesentlichen Rahmenbedingungen und Vereinbarungen zur Zusammenarbeit von SfS und Master-Auswahlkommissionen sind in einem Betriebskonzept (Entwurfsstand Juli 2019) niedergelegt.

Stand Februar 2019

Das Bewerbungsverfahren für das Sommersemester 2019 wurde erstmals mit der neuen Online-Plattform „CampusNetNT“ umgesetzt.  Unter dem Namen „moin – mein online – informations – netz“ war das Bewerbungsportal ab Dezember 2018 erreichbar. Damit war der erste Schritt der Produktivnahme nach einer langen Anlaufphase erfolgreich geschafft!

Stand Februar 2016

In der sogenannten Zielkonzeptionsphase II fanden von August bis Dezember 2015 zu BUZ verschiedene Workshops statt. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für die Modellierung und Konfiguration des Systems ab März 2016. Ebenso im August 2015 ist im Lenkungskreis entschieden worden, ein Pilotverfahren für 2 Studiengänge mit der neuen Software-Oberfläche CampusNet®NT durchzuführen. Diese Oberfläche war bis dahin noch nicht im Produktivbetrieb getestet worden.

Ziele

  • Pilotierung in der Studienplatzvergabe für das Sommersemester 2016
  • Test des NT-Clients unter realen Bedingungen
  • Frühzeitiger Einblick in neue Oberfläche für Key-User*innen
  • NT - Erfahrungsgewinn für das CaMS-Projekt
  • Einschreibeverfahren auf zwei Studiengänge begrenzt

Die Pilotierung war positiv, da…

  • Prozesskonfigurationen durch NT unterstützt werden und damit die Software den Prozessen folgt. Die Aufgaben können gebündelt werden und durch wenige "Clicks" abgearbeitet werden.
  • bestehende Prozesse überdacht werden können.
  • durch die Konfiguration von Assistenten eine große Flexibilität geboten wird.
  • alle Bewerbungen ordnungsgemäß bearbeitet werden konnten.

Immatrikulationen, Semesterunterlagen, Beurlaubungen, Anschriftenänderungen und alle weiteren Tätigkeiten in der Studierendenverwaltung werden ebenfalls in das CaMS integriert.

Stand Februar 2019

Die Konfiguration des Moduls Studierendenmanagement ist weitestgehend abgeschlossen und befindet sich zurzeit in einer intensiven Testphase. Ziel ist die Produktivsetzung zum Ende 2019.

Stand Februar 2016

In verschiedenen Workshops wurden die Prozesse des Studierendenmanagements erhoben, miteinander in Beziehung gesetzt und als Vorlagen für die Modellierung des Systems abgestimmt. Die erstellten Protokolle dienen als Basis für das noch endgültig abzuschließende Pflichtenheft.

Die richtige und vollständige Darstellung des Studienangebotes sowie die Pflege von diesem im CaMS sind die Inhalte vom SGM.

Stand Februar 2019

Bisher gab es ein Vorprojekt zum Thema Studiengangsmanagement. In diesen Workshops fanden Diskussionen mit Vertreter*innen zentraler und dezentraler Bereiche statt, die im weiteren Verlauf des Projektes intensiver in die Arbeit einbezogen werden.

 

Inhalt von Phase II.

Verläuft parallel zu den einzelnen Phasen und Modulen.

Verläuft parallel zu den einzelnen Phasen und Modulen.

Verläuft parallel zu den einzelnen Phasen und Modulen.

Verläuft parallel zu den einzelnen Phasen und Modulen.

Begleitend zur Projektarbeit, den Workshops in den Teilprojektgruppen,  ist eine Begleitgruppe critical friends installiert worden. Die Mitglieder wurden durch die Projektleitung benannt. Die Gruppe kann und wird im Laufe des Projektes nach Verfügbarkeit und zu behandelnden Themen personell erweitert oder verändert.

Aufgaben

  • Diskussionsergebnisse und Vorschläge aus den Workshops prüfen und konstruktiv-kritisch bewerten
  • Dabei das Hauptaugenmerk auf die Konsistenz zu den Zielen und Prozessen in den Fachbereichen bzw. "vor Ort" in Lehre und Studium legen

Verfahren

Die critical friends sind kein Beschlussgremium. Vielmehr geht es um die Einbeziehung der unterschiedlichen Erfahrungen, Kenntnisse und Sichtweisen, bevor durch die Projektgremien Entscheidungen gefällt werden.
Die critical friends erhalten entsprechend des Projektfortschritts Arbeitsergebnisse der Teilprojektgruppen zur Kommentierung und das Angebot des gemeinsamen Austausches darüber.

Themen

Die Themen gestalten sich entlang des Projektverlaufs. Bisher ging es um

  • grundlegende Konventionen zur Anlage von Studiengängen und Organisationseinheiten im Campus Management System
  • Gestaltung der Mehrsprachigkeit
  • Abläufe in Masterauswahlverfahren

Arbeitsgruppe Personalrat

Aufgaben

  • Erarbeitung und Kontrolle einer Dienstvereinbarung mit der Universitätsleitung über das Projektvorgehen...
  • ...inklusive der Anforderung diverser Konzepte (Beteiligungs-, Ergonomie-, Datenschutz-, Schulungs- und Organisationskonzept).
  • Begleitung der Testphasen.

Verfahren

 PR-AG und Projektleitung tauschen sich zweimal monatlich über den Fortschritt des Projekts aus.

Projektbüro

Verica Laskaridis

Dezernat für IT, medientechnische Infrastruktur und zentrale Dienste (Dez 5)
SpT
+49-421-218-60801
laskaridisprotect me ?!uni-bremenprotect me ?!.de
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Link zum neuen Bewerbungsportal MOIN