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Einstellung

Bitte beachten:

  1. Rechtlich verbindliche Einstellungszusagen erfolgen ausschließlich durch das Personaldezernat im Auftrag des Kanzlers.
  2. Voraussetzung dafür ist, dass alle für die Einstellung erforderlichen Unterlagen dem Personaldezernat vorliegen.
  3. Erst nach Prüfung und Bearbeitung aller Unterlagen erteilt das Personaldezernat die Einstellungszusage. Dies kann (je nach Einzelfall) längere Zeit in Anspruch nehmen.
  4. Dringende Einstellungen werden vorrangig bearbeitet, gleichwohl ist die 4-Wochen-Frist* einzuhalten (s.u.).

*Aufgrund der Corona-Pandemie sind die Fristen zurzeit auf mind. 8 Wochen verlängert worden! Einzelfallprüfungen bitte noch früher.

Zusätzliche Unterstützung für internationale Wissenschaftler/innen gibt es im Welcome Center

Der Anstoß zum Start eines Einstellungsverfahrens erfolgt über die Bereichsverwaltungen. Nach einem erfolgreich geführten Personalauswahlverfahren erstellt die Bereichsverwaltung den Einstellungsantrag. Das Auswahlergebnis sollte ausgewählten Person (in Bezug auf seine Person) bereits vom Bereich vorbehaltlich der Stellenfreigabe und Zustimmung der Interessenvertretungen (Zustimmung des Personalrats und der Frauenbeauftragten) mitgeteilt werden. Bevor jedoch das Mitbestimmungsverfahren nicht komplett durchlaufen ist, dürfen keinesfalls Einstellungszusagen gemacht werden.

Um die Höhe des Entgelts zu ermitteln, bedarf es ebenfalls einer umfassenden Prüfung des Personaldezernats auf Basis der Einstellungsunterlagen. Die Höhe des Entgelts ist neben der Entgeltgruppe von der Entgeltstufe abhängig. Daher ist es oftmals erforderlich, dass weitere Unterlagen (z.B. Arbeitszeugnisse oder Arbeitsverträge von Vorbeschäftigungen) von der ausgewählten Person zur Prüfung eingereicht werden müssen. Erst dann kann vom Personaldezernat eine verbindliche Aussage über die Einstufung getroffen. (Siehe auch Stufenzuordnung bei Neueinstellung).   

Der Einstellungsantrag besteht aus

- dem Antragsformular (vollständig ausgefüllt und unterschrieben),
- der Stufenzuordnung,
- dem Personalbogen,
- den Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Kopien der Zeugnisse: Schulabschluss, Berufsabschluss,
   Master, Diplom, Promotion)
- ggf. Anerkennung ausländischer Hochschulabschlüsse (International Office; Frau Czarnecki)
- ggf. der Vorzeitenerklärung (bei wissenschaftliche Mitarbeitern),
- ggf. der Stellenausschreibung (wenn eine Ausschreibung erfolgt ist).

Die Bereichsverwaltung sendet den vollständigen Antrag an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Personaldezernates.

Die Einstellungsunterlagen mit allen benötigten Unterlagen müssen spätestens vier Wochen* bei regulären Vorgängen / acht Wochen bei Einzelfallprüfungen vor dem geplanten Beschäftigungsbeginn im Personaldezernat eingereicht werden, damit der Einstellungsprozess unter der Beteiligung der verschiedenen Instanzen termingerecht ausgeführt werden kann. Die Vollständigkeit des Antrages ist Grundlage für eine zügige Bearbeitung. Nur wenn alle Dokumente vollständig sind, kann der Arbeitsvertrag termingerecht ausgestellt und mit der Arbeit begonnen werden.

Die Rechtslage lässt es nicht zu, einen befristeten Arbeitsvertrag rückwirkend zu unterschreiben. Werden die Einstellungsunterlagen also nicht rechtzeitig im Personaldezernat eingereicht, dann kann der geplante Einstellungstermin im schlimmsten Fall nicht realisiert werden!

Prüfung der Einstellungsunterlagen

Zunächst werden die Einstellungsunterlagen auf ihre Vollständigkeit überprüft wie z.B.:

  • Enthalten die Bewerbungsunterlagen einen Nachweis über einen erfolgreichen Berufs- bzw. Hochschulabschluss?
  • Bei ausländischen Abschlüssen: liegt eine Anerkennung über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss vor?
  • Enthält das Anschreiben alle notwendigen Informationen (Anschrift, Geburtsdatum, Nationalität)
  • Bei ausländischen Staatsangehörigen: liegt ein gültiger Aufenthaltstitel bzw. eine gültige Arbeitserlaubnis vor?
  • Im Anschluss wird geprüft, ob die Voraussetzungen für eine Beschäftigung an der Universität Bremen gegeben sind wie z.B.:
  • Liegen bei befristeten Beschäftigungsverhältnissen entsprechende Befristungsgründe vor?
  • Liegen die persönlichen Voraussetzungen für die Besetzung der Stelle vor (z.B. der entsprechende Berufs- bzw. Studienabschluss, entsprechende Berufserfahrung)?

Nach einer erfolgreichen Vorprüfung wird das Einstellungsverfahren offiziell begonnen.


Anschreiben der ausgewählten Person

Das Personaldezernat informiert die ausgewählten Personen über die beabsichtigte Einstellung und ggf. über weitere einzureichende Unterlagen.

Dies sind im Einzelnen:

  • Erklärung zur Sozialversicherung,
  • Original/ Beglaubigte Kopie der Zeugnisse
  • Original/ Beglaubigte Kopie der Geburts-/ Heiratsurkunde und bei Geschiedenen des rechtskräftigen Scheidungsurteils
  • Mitgliedsbescheinigung über die Pflichtversicherung in der gesetzlichen Krankenkasse
  • Steuerliche Identifikationsnummer.

Dieses Anschreiben [PDF] (21 KB) enthält noch keine Angaben zur Einstufung, da zu diesem Zeitpunkt in der Regel die notwendigen Nachweise zur Bestimmung der Stufe noch nicht vorliegen. In Fällen in denen die Einstufung für die Einstellung ausschlaggebend ist, sollte die zuständige Personalsachbearbeiterin informiert werden. Ansonsten erfolgt die Mitteilung der Stufe bei Vertragsunterzeichnung bzw. wenn alle erforderlichen Unterlagen eingereicht wurden.

Prüfung der Stelle und Finanzen

Parallel zur Information der ausgewählten Person wird das Dezernat Haushalt und Finanzen beteiligt. Dieses prüft, ob die Stelle im Stellenplan zur Verfügung steht und ob für die beantragte Laufzeit der Stellenbesetzung die entsprechenden finanziellen Mittel zur Verfügung stehen.

Zustimmung und Mitbestimmung

Nach Prüfung der Stelle und der Finanzen wird jeder Einstellungsvorgang an den Kanzler weitergeleitet. Stimmt dieser der Einstellung zu, leitet er den Vorgang an den Personalrat weiter.
Der Personalrat hat gem. dem Bremischen Personalvertretungsgesetz (BremPersVG) 14 Tage Zeit für die Mitbestimmung, vorausgesetzt es erfolgt keine Fristverlängerung

Vertragsunterzeichnung

Erst wenn alle Beteiligten der Einstellung zugestimmt haben, kann der Arbeitsvertrag ausgefertigt  und das Einstellungsgespräch in der Personalabteilung terminiert werden.

In dem Einstellungsgespräch erhalten die neuen Beschäftigten zahlreiche, vielfältige Informationen über ihren neuen Arbeitgeber sowie die Möglichkeiten, die eine Beschäftigung beim Land Bremen bietet (z. B. Informationen über das Job-Ticket, über die Zusatzversorgung bei der VBL, Informationen über betriebliche Gesundheitsangebote aber auch über verschiedene Vorschriften wie z.B. die Annahme von Belohnungen und Geschenken oder die Grundsätze guter wissenschaftlicher Praxis).

Aktualisiert von: K. Frank