Entsendung ins Ausland

Allgemeine Informationen

Eine Entsendung liegt im sozialversicherungsrechtlichen Sinn vor, wenn Beschäftigte im Rahmen eines in der Bundesrepublik Deutschland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses ins Ausland entsandt werden und die Entsendung infolge ihrer Eigenart oder vertraglich im Voraus zeitlich begrenzt ist.

Die Dauer einer Entsendung geht von wenigen Stunden bis hin zu 24 Monaten.

Jede dienstliche Auslandsreise bzw. Dienstreise ist insofern eine Entsendung.

 
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Das Antragsverfahren für eine Entsendung von Beamt*Innen innerhalb der EU oder des EWR (inkl. Vereinigtes Königreich) wurde nun an die Angestellten angepasst.
Alle Mitarbeitenden der Universität Bremen können somit nun den Kurzantrag A1 nutzen und diesen an das Dezernat 2 senden.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Angaben im Kurzantrag um Pflichtangaben handelt, die zwingend notwendig sind.

Hinweis: Bitte geben Sie den vollständigen Namen Ihrer Krankenversicherung, die Art Ihrer Versicherung sowie Ihre Rentenversicherungsnummer an.

Dienstreisen ins Ausland

Die Anforderung einer sog. Entsendebescheinigung beruht auf einer Entscheidung der Europäischen Kommission. Die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit sieht vor, dass Mitarbeitende eines Unternehmens oder einer Behörde nur Sozialversicherungsbeiträge in dem Land abführen, in dem sie beschäftigt sind. Sendet die Universität Bremen insofern Mitarbeitende für die Bearbeitung bestimmter Dienstaufgaben ins Ausland, kann durch die Beantragung einer Entsendebescheinigung vermieden werden, dass auch in dem Beschäftigungsstaat Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden müssen.


Die Anforderung der Entsendebescheinigung ist daher keine universitäre Regelung, sondern basiert auf den Grundsätzen der Europäischen Freizügigkeit. Auch die Formulare sind nicht von der Universität Bremen erstellt worden – diese haben die Sozialversicherungsträger bereitgestellt. Auch diese FAQ beruhen auf Auskünften, die beim zuständigen Sozialversicherungsträger abgefragt wurden.


Soweit Sie eine Entsendebescheinigung mit sich führen, kann im Fall einer Kontrolle durch eine ausländische Behörde (Zoll etc.) nachgewiesen werden, dass Sie im Entsendestaat (Deutschland) sozialversichert sind und insofern im Beschäftigungsstaat keine zusätzlichen Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen. Stark vereinfacht gesagt könnte Ihnen bei einer Kontrolle keine „Schwarzarbeit“ vorgeworfen werden.

Reisen innerhalb der EU bzw. des EWR inkl. des Vereinigten Königreichs

Für Reisen innerhalb der EU bzw. des EWR inkl. des Vereinigten Königreiches nutzen Sie bitte unseren Kurzantrag.

!!! Sonderregelung für Drittstaatsangehörige bei Reisen innerhalb der EU/des EWR !!!

Für Arbeitnehmer, die nicht die Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaates bzw. die isländische, liechtensteinische oder norwegische Staatsangehörigkeit besitzen, erfolgt die Beurteilung, ob die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit weiterhin angewendet werden können nach § 4 SGB IV.

Drittstaatsangehörige nutzen bei Reisen in die Länder Dänemark, Liechtenstein, Island, Norwegen oder die Schweiz bitte diesen Antrag.

 

Reisen außerhalb der EU bzw. des EWR (Abkommensstaaten)

Für Reisen in sogenannte Abkommensstaaten nutzen Sie bitte die entsprechenden Anträge der DVKA. Eine Übersicht der Abkommensstaaten, sowie die entsprechenden Anträge finden Sie hier.

 

Reisen auf hoher See / Schiffsexpeditionen

Für Schiffsexpedition nutzen Sie bitte den entsprechenden Antrag des Landes unter dessen Flagge das Schiff fährt.

 

Antrag für das Reiseland nicht gefunden?

Für Reisen in Länder außerhalb der EU/des EWR für die kein Abkommen besteht ist es nicht notwendig einen Antrag zu stellen.

 

Bitte beachten Sie, dass es sich bei allen Angaben der Anträge um Pflichtangaben handelt. Die Bewilligungen der Anträge werden in der Regel von den zuständigen Krankenkassen (bei gesetzlich Versicherten) oder der DRV (bei privat Versicherten) ausgestellt. Für alle gesetzlich versicherten Mitarbeitenden ist es daher unerlässlich, dass der vollständige Name der Krankenversicherung angegeben wird, andernfalls können die Anträge nicht bearbeitet werden.

 

Die vollständig ausgefüllten Anträge senden Sie bitte an: entsendungenprotect me ?!vw.uni-bremenprotect me ?!.de

Wir verstehen, dass es als doppelter Aufwand erscheint, dass ein weiteres Formular ausgefüllt werden muss. Jedoch ist es leider nicht möglich die Beantragung der Entsendebescheinigung direkt aus der Reisekostenstelle vorzunehmen, da dort die sozialversicherungsrechtlichen Informationen nicht vorliegen. Das Dezernat 2, das einige der sozialversicherungsrechtlichen Informationen vorliegen hat, hat keinen Zugriff auf die Reisedaten und ggf. nicht alle Informationen der persönlichen Daten der Mitarbeitenden vorliegen. Insofern wurde festgestellt, dass in der Regel nur der Mitarbeitende weiß, ob die jeweilige Dienstreise einen Auslandsbezug hat, darüber hinaus die konkreten Reisedaten kennt und zugleich die aktuellen Informationen der eigenen Krankenversicherung und der Rentenversicherung vorliegen hat.
Die speziellen Formulare bestimmter Länder orientieren sich weitestgehend an diesen Daten. Das Dezernat 2 ist bestrebt alle „Unternehmensdaten“ den Mitarbeitenden reibungslos zur Verfügung zu stellen.
Es wird angeraten, nach Eintragung der persönlichen Daten, ein persönliches Formular zu speichern. So müssen ab der zweiten Auslandsdienstreise nur noch die Reisedaten ergänzt werden.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Verfahren NICHT um ein Verfahren der Universität Bremen handelt. Zuständig für dieses Verfahren ist die Deutsche Rentenversicherung, bzw. der Deutsche Verband der Krankenversicherer Ausland. Spezielle Fragen können daher nicht ohne weitere Rückfragen bei den zuständigen Stellen beantwortet werden. Das Dezernat 2 steht für Rückfragen zur Verfügung, soweit diese das Verfahren der Entsendebescheinigung und/oder die Auswahl der Formulare betreffen. Es ist möglich, dass Sie sich mit Fragen an Ihre Fachbereichs- bzw. Verwaltungsleitung wenden, z.B. ob diesen ein vergleichbarer Vorgang bekannt ist – dies könnte insbesondere sinnvoll sein, wenn Sie als Teil einer Gruppe reisen. In der Regel dürften in den Fachbereichsverwaltungen lediglich Fragen zu der Reise oder dem internen Ablauf verortet sein.Sollten Sie eine spezielle sozialversicherungsrechtliche Frage haben, ist es möglich diese Frage bei der Hotline der DRV zu stellen. Diese erreichen Sie unter 0931- 6002 735 00.

Zunächst ist festzuhalten, dass die Entsendebescheinigung KEINE Voraussetzung ist, für die Bewilligung einer Dienstreise. Diese Vorgänge laufen parallel und unabhängig voneinader.
Wir bitten Sie jedoch erst Entsendebescheinigungen zu beantragen, soweit sicher ist, dass die Dienstreise stattfinden kann.
Bitte beachten Sie den jeweiligen Verfahrensablauf Ihres Fachbereichs. Der Dienstreisevorgang wird vom jeweiligen Fachbereich gestaltet.

Soweit Sie im Beschäftigungsstaat keine Entsendebescheinigung mit sich führen, könnte bei einer Kontrolle durch die im jeweiligen Staat zuständige Behörde ein Bußgeldbescheid erlassen werden. Die Länder Österreich und Frankreich haben derzeit neue Gesetze zur „Bekämpfung der Schwarzarbeit“ erlassen, die Bußgelder nennen.
Darüber hinaus ist es möglich, dass im Beschäftigungsstaat zunächst angenommen wird, dass Sie dort sozialversicherungspflichtig sind, so dass ggf. das zuständige Steueramt Kontakt zu Ihnen aufnimmt. Eine Doppelbesteuerung gilt es zu vermeiden.
Des Weiteren wurde mitgeteilt, dass bereits in Häfen und auf Bohrinseln Kontrollen durchgeführt wurden und Mitarbeitende ohne gültige Bescheinigung nicht auf das Firmengelände gelassen wurden.
Ebenso gibt es Berichte, dass Mitarbeitende an Flughäfen kontrolliert wurden, soweit Arbeitsmaterialien mitgeführt wurden. Es ist möglich, dass beim Fehlen einer Bescheinigung die Kontrolle erst abgeschlossen wird, soweit die Umstände geklärt sind. Es ist insofern möglich, dass die zuständige Behörde Sie erst aus der Kontrolle entlässt, wenn eine Rückmeldung des Arbeitgebers eingeholt wurde. Dieses Vorgehen kann sich ggf. über mehrere Stunden hinziehen.
In Anbetracht dessen, dass eine Entsendebescheinigung bzw. deren Beantragung nur wenige Minuten in Anspruch nimmt, scheint es außer Verhältnis die dargelegten Folgen in Kauf zu nehmen.

Auf Nachfrage bei der DRV und unter Einbeziehung der Informationen des DVKA wurde mitgeteilt, dass im Rahmen einer „analogen A1 Prüfung“ ermittelt werden soll, ob Beamte während einer Tätigkeit im Rahmen ihrer Dienstpflicht weiterhin von der Sozialversicherungsfreiheit betroffen sind oder ob z.B. im Rahmen einer zusätzlichen Tätigkeit eine bestimmte Sozialversicherungspflicht besteht. Denn nur bei der originären Beamtentätigkeit ist von einer Versicherungsfreiheit auszugehen. Daher benötigen auch verbeamtete Hochschulehrende eine Entsendebescheinigung, wenn sie ins europäische Ausland oder einen Vertragsstaat entsendet werden.

Die Wahl des Formulars richtet sich nach der Beschäftigungsstelle.

Soweit Sie während der Anreise keiner Beschäftigung nachgehen, benötigen Sie kein zusätzliches Formular.

Reisen Sie in mehrere Länder (z.b. aufgrund einer Forschungsreise) ist für jedes Land und jeden Zeitraum innerhalb des Landes ein gesondertes Formular notwendig.

Bitte beachten Sie: Bei Schiffsexpeditionen ist das Land in dem Sie der Beschäftigung nachgehen, das Land unter dessen Flagge das Schiff fährt, unabhängig der Route und der Anfahrtshäfen.

Es ist nicht möglich einen pauschalen Zeitraum in einem Antrag zu verorten. Reisen Sie insofern in einem bestimmten Zeitraum mehrmals in einen Entsendestaat ist es nicht möglich dies in einem Antrag (von – bis) abzubilden, soweit Sie innerhalb dieses Zeitraums nicht durchgängig ins Ausland entsendet wurden.

Kontakt

Mail: entsendungen@vw.uni-bremen.de

Tel: 218-60401

Bearbeitungsdauer

Aufgrund der unterschiedlichen Antragsverfahren unterscheidet sich Bearbeitungsdauer der Entsendung.

Reisen innerhalb der EU/des EWR: ca. 1-5 Werktage

Reisen in Abkommensstaaten sowie einige Anträge von Drittstaatsangehörigen: ca. 3-4 Wochen

Bitte planen Sie diese Bearbeitungszeiten bei der Beantragung Ihrer Entsendebescheinigung ein.

Aktualisiert von: Dezernat 2