Bedienungsanleitung
Wie Sie den Leitfaden nutzen
Der Leitfaden besteht aus multimedialen Elementen, welche durch Verweise und Hyperlinks miteinander vernetzt sind. Sie können den Leitfaden entweder fortlaufend lesen oder unter Verwendung der Hyperlinks auch direkt zu den für Sie relevanten Passagen springen.
Der Aufbau des Leitfadens orientiert sich an den Bausteinen und erforderlichen Elementen der neuen EG-Öko-Audit-Verordnung, auch EMAS II (EMAS = Environmental Management and Audit Scheme) genannt:
1. Umweltprüfung,
2. Umweltpolitik,
3. Umweltziele und Umweltprogramm,
4. Umweltmanagementsystem,
5. Umweltinformationssystem,
6. Umweltbetriebsprüfung und
7. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
Zu jedem dieser Bausteine gibt es folgende Kategorien:
1. So gehen Sie vor
Hier finden Sie grundsätzliche Hinweise zum Vorgehen in den einzelnen Auditelementen. In kurzer und verständlicher Weise werden die Anforderungen aus der EMAS-Verordnung erläutert und Schritt für Schritt in eine Reihenfolge gebracht.
2. Stolpersteine
Hier finden Sie Beispiele für typische Schwierigkeiten und Hindernisse bei der Einführung eines Umweltmanagementsystems. Diese Stolpersteine sind entweder technischer, organisatorischer oder sozialer Art. Besonderes Augenmerk gilt hierbei den sozialen Aspekten in der Organisation („Human Factor“). Anhand eines Kriterienkataloges werden häufig auftretende Probleme erörtert und Handlungsempfehlungen zu deren Bewältigung gegeben (siehe Kasten „Stolpersteine“).
3. Benchmarks
Hier finden Sie Beispiele aus den an dem Verbundprojekt beteiligten Partnern, die Ihnen als Benchmarks (Maßstäbe oder Orientierungspunkte) für die Umsetzung einzelner EMAS-Elemente dienen können. Jede Organisation muss zwar den Öko-Audit-Prozess an ihren spezifischen Gegebenheiten ausrichten. Jedoch können gelungene Beispiele (im Sinne eines „best practice“) anderer Partner wertvolle Tipps für das eigene Vorgehen geben, welche dann auf die eigene Vorgehensweise übertragen werden können. Denn die wichtigste Grundidee des Benchmarking lautet „Was machen andere?“ und darauf aufbauend „Wie machen andere es besser?“.
4. Checklisten
Hier finden Sie eine Zusammenstellung von zusätzlichen Informationen, die es für die jeweiligen EMAS-Elemente zu beachten gilt. Diese werden als Checklisten, in Form von übersichtlich angeordneten Merksätzen oder als Fragenkatalog zusammengefasst.
Partizipation und Motivation – Erfolgsfaktoren
Die Motivation der jeweiligen Zielgruppe (Beschäftigte, Schüler, Studierende) sich am UMS aktiv zu beteiligen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, die recht eng miteinander verknüpft sind.
Jeder Faktor bildet ein mehr oder weniger starkes Ausschlusskriterium. Gibt es in einem Bereich gravierende Mängel, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass zumindest Teile der Zielgruppe aus dem Prozess aussteigen oder gar nicht erst einsteigen. Das Managementsystem bleibt dann ein formales Gerüst ohne Eigendynamik.
Dabei ist zu bedenken, dass die Zielgruppe einen Prozess umsetzen soll, der nicht von ihr selbst initiiert ist. Ein hohes Maß intrinsischer Motivation (eine Motivation, die eine Person aus sich selbst heraus entwickelt) ist also nicht vorauszusetzen.
Die funktionierende Integration der Organisationsangehörigen in ein UMS ist eine voraussetzungsvolle Angelegenheit. Um so wichtiger ist, dass das UMS möglichst weitreichend in die vorhandenen Organisationsstrukturen integriert wird (Stichwort: „integrierte Managementsysteme“) und nicht in eine Randposition mit geringer Priorität gerät.
Stolpersteine
Anhand typischer Fragen zu einzelnen Abschnitten der Einführung eines UMS werden Empfehlungen für die Praxis gegeben.
1. Transparenz/Information
Ausreichendes Wissen um inhaltliche Zusammenhänge bei den Zielgruppen ist eine erste Voraussetzung für die gewünschte Beteiligung. Wenn die betroffenen Akteure nicht wissen, um was es bei einem UMS geht, können Sie weder „richtig“ noch „falsch“ handeln.
Bezogen auf den Projektzusammenhang, lässt sich die Kategorie weiter ausdifferenzieren:
Allgemeine Informationen zum Umweltmanagementsystem
- Prinzip (um was es geht)
- Funktion
- Konzept/Ziele - Ablauf/Stufen/Elemente
- EMAS – Inhalte, Besonderheiten
Informationen zum Projekt
- Konzept
- Ziele
- Verlauf
- Rückvermittlung der (Zwischen-) Ergebnisse
Informationen zum UMS in der dezentralen Einheit
- Konzept / Ziele
- Verlauf
- Rückkoppelung der Daten/Erfolgskontrollen
- Persönliche Bewertungen
- Erlebte Transparenz
- Perspektiven
2. Machbarkeit / Möglichkeiten
Die gewünschten Veränderungen der alltäglichen Handlungsroutinen der jeweiligen Zielgruppe müssen faktisch/sachlich möglich sein.
Die individuelle Verringerung des Heizwasserverbrauches setzt z. B. das Vorhandensein von Reglern (Thermostaten) voraus.
3. Nachvollziehbarkeit
Ein umfangreiches Informationsangebot ist eine Grundbedingung für die erfolgreiche Umsetzung von Umweltmanagement. Darüber hinaus kommt es darauf an, dass die vorhandenen Informationen – und z. B. auch durchzuführende Reduktionsmaßnahmen – verstanden und durch die Zielpersonen in einen nachvollziehbaren Kontext eingeordnet werden können.
Das bedeutet:
- Verständliche Informationen (z. B. kein „Fachchinesisch“).
- Einen möglichst unmittelbaren Bezug zum jeweiligen Arbeitsplatz herzustellen.
- Genügend Zeit und Raum für die Zielgruppe bereitzustellen, um sich die Inhalte des Prozesses aneignen zu können.
Verbrauchsdaten sollten so kleinteilig wie möglich erfasst und in verständlichen Größen (z. B. Kosten) zurückgespielt werden.
Übergreifende Begründungen für die Notwendigkeit / Sinnhaftigkeit des UMS fördern die Einbindung in einen größeren Kontext.
- Umrechnung der Verbräuche in Kosten.
- Zusammenhang zum (pädagogischen) Anspruch der Einrichtung herstellen.
- Bedeutung nachhaltiger Entwicklung vermitteln.
4. Angemessenheit / Gerechtigkeit
Die Zielgruppe sollte nachvollziehen können, dass mit dem UMS ein effizientes System installiert wird und auch die Einführung selbst ein positives Verhältnis von Aufwand und Ertrag für die Betroffenen gewährleistet.
Begründungsdefizite entstehen in Bereichen, in denen
- kaum Umweltwirkungen vorhanden sind.
- die Organisationseinheit klein ist und kaum darstellbare Effekte für den Gesamtzusammenhang vorhanden sind.
- andere Personen nicht mitziehen (externe Motivationszuschreibung), Einzelne sich im Stich gelassen fühlen.
- der eigene Beitrag nicht gewürdigt wird.
- das UMS sehr viel Arbeit macht, aber nicht viel einbringt (Motivationszuschreibung auf sich selbst). Das UMS wird dann nur als Aktionismus oder Alibi-Veranstaltung begriffen.
- selbst keine Verantwortung für die Umweltinanspruchnahme gesehen wird (vgl. Nachvollziehbarkeit).
5. Verbindlichkeit
Den Zielpersonen muss deutlich sein, das die von Dritten an sie herangetragene Erwartung einer Beteiligung ernst gemeint ist. Verbindlichkeit muss so wechselseitig hergestellt werden und Vertrauen fördern.
Zu fragen ist daher, ob das UMS genügend und ernsthaft unterstützt wird, durch
- die Arbeitsgruppenleitung
- die übergeordnete Dienstleitung (Instituts- oder Dezernatsleitung)
- die Geschäftsführung (Universitätsleitung)
Ziel ist möglichst eindeutige, verständliche und realisierbare Regelungen zwischen den verschiedenen Akteuren auszuhandeln.
Weitere wichtige Fragen sind:
- Haben die Akteure an der Gestaltung des UMS-Prozesses mitgewirkt?
- Gibt es ausreichende Resonanz auf Ihr Mitwirken?
- innerhalb der eigenen dezentralen Abteilung?
- außerhalb der Organisation?
6. Organisation/Integration
Der Unterpunkt Organisation beschreibt eine eher formal-methodische Dimension und liegt zu den anderen Faktoren etwas quer.
Neben sozialpsychologischen Zusammenhängen, wie sie durch die bisherigen Punkte beschrieben wurden, ist die Art und Weise, wie der UMS-Prozess in die vorhandenen Organisationsstrukturen eingebunden wird, von besonderer Bedeutung.
Zu vermeiden ist, dass Umweltmanagement eine Randposition innerhalb der Managementstrukturen einer Organisation einnimmt. Anzustreben ist vielmehr ein integriertes Management.