Stolpersteine
Transparenz & Information
Frage: UMS läuft nicht
Wir kommen bei der Umsetzung unseres Umweltprogramms nicht weiter. Das UMS läuft bei den meisten Kolleginnen und Kollegen immer nur nebenher, eher am Rande mit. Es sieht nicht so aus, als wenn wir mit unserem Programm tatsächlich Effekte erzielen können. Welche Möglichkeiten gibt es, hier gegenzusteuern?
Empfehlung:
Das UMS findet zu wenig Anschluss an die Abwicklung der täglichen Arbeit Ihrer Kolleginnen und Kollegen. Versuchen Sie bereits kleine Erfolge an Ihre „Zielgruppe“ zurück zu vermitteln, damit die Betroffenen mitbekommen, dass ihr Aufwand nicht vergeblich ist und so ihre Motivation zur Teilnahme behalten.
Organisation & Integration
Frage: Kontrakte
Wir haben einen ersten Kontrakt zwischen Zentrale und dezentraler Organisationseinheit ausgehandelt. Was sollen wir tun, wenn sich herausstellen sollte, dass bereits im ersten Abrechnungszeitraum Verbräuche steigen und unsere dezentrale Einheit aufgrund der negativen Bilanz nachzahlen müssen sollte?
Empfehlung:
Solange keine eigenen längeren Zeitreihen vorhanden sind, ist im Rahmen von Kontrakten auf die Ausweisung von Defiziten und Nachforderungen zu verzichten. Schließen sie ggf. einen Kontrakt auf Probe ab.
Achten sie darauf, sich gerade zu Beginn des UMS nicht das eigene Scheitern zu organisieren. Falls der erste Kontrakt negative Konsequenzen für die dezentrale Einheit haben sollte, wird die Enttäuschung bei den Beschäftigten groß und die Motivation gering sein, einem neuen Kontrakt bzw. einer Verlängerung des bestehenden Kontraktes zuzustimmen.
Trotzdem sind Kontrakte ein gutes Instrument zur Motivierung und Integration der Zielgruppe in das UMS.
Gestalten sie den Kontrakt nach Möglichkeit so, dass Veränderungen der Rahmenbedingungen in ihrer Organisationseinheit im Kontrakt auch noch nachträglich berücksichtigt werden können. Erhöht sich die Beschäftigten-, Schüler-, Studierendenzahl? Bekommen sie weitere Büroflächen? Schaffen sie notwendige neue Geräte bzw. Maschinen an?
Integriertes Management: Die Anbindung des UMS an bereits vorhandene Managementsysteme (Kontraktmanagement, SAP) erhöht die Relevanz.
Frage: UMS ist plötzlich „Chefsache“
In unserer Einrichtung ist das Umweltmanagement von der Leitungsebene zur „Chefsache“ gemacht worden. Das hat für uns zwar viele Vorteile, wie können wir aber sicherstellen, dass die Organisationsangehörigen ausreichend einbezogen werden, so dass Gefühle von Entmündigung und Kontrolle nicht entstehen?
Empfehlung 1:
Günstig ist die Einrichtung eines regelmäßig tagenden Umwelt- oder Lenkungsausschusses:
- Wichtige Akteure können sich vernetzen.
- Informationen können gezielt an Fokusgruppen weitergereicht werden
In einem Lenkungs- oder Umweltausschuss können außerdem Patenschaften für bestimmte Themenfelder übernommen werden. Dies geschieht einerseits qua Amt (z. B. Sicherheits- oder Abfallbeauftragter), andererseits als freiwillige Beschäftigung mit einem Thema.
Günstig wirkt sich aus, wenn es gelingt auf dezentralen Sitzungen und Konferenzen über UMS zu diskutieren.
Empfehlung 2:
Ein großer Vorteil ergibt sich durch die Verpflichtung einer externen Beratung. Ein externer Berater ist mikropolitisch nicht in die Organisationsstrukturen eingebunden und kann unbelastet mit allen Organisationsangehörigen in Kontakt treten. Ein externer Berater kann zudem mit größerer (quasi natürlicher) Autorität Vorgaben machen oder Fristen setzen.
Sie können sich die Finanzierung eines externen Beraters unter Umständen bezuschussen lassen (Wirtschaftsbehörde, Umweltämter, Wirtschaftsförderung). Aber: auch ohne Zuschuss rechnet sich ein externer Berater!
Frage: Komplexität
Die Komplexität der eigenen Organisation und des Managementsystems hat uns relativ schnell überfordert.
Empfehlung:
Stellen Sie sich das UMS so vor, dass Sie nicht alles neu erfinden müssen oder vorfindliche Organisationsstrukturen über den Haufen schmeißen müssen. Machen Sie sich klar, dass es nur darum geht vorhandene Strukturen (etwas) um zu organisieren und Bemühungen zu systematisieren. Es ist im Zweifel besser, sich etwas mehr Zeit zu nehmen.
Angemessenheit & Gerechtigkeit
Frage: Ablehnung durch Beschäftigte
Bei der Umsetzung des Umweltmanagements begegnen uns die Organisationsangehörigen immer wieder mit Ablehnung. Sie haben wohl Angst davor, dass sie mit UMS mehr Arbeit aufgebürdet bekommen und vor allem auch stärkeren Kontrollen in ihren Arbeitsplatzzusammenhängen ausgesetzt werden.
Empfehlung:
UMS stellt tatsächlich eine weitere Anforderung an die Kolleginnen und Kollegen.
Demonstrieren Sie am Beispiel bereits erzielter Erfolge, dass Einsparungen machbar sind.
Sie können viele kleine und überschaubare Verantwortlichkeiten schaffen. Bedenken Sie dann allerdings, dass Sie mehr Komplexität erzeugen.
Betonen Sie, dass UMS lediglich ein Werkzeug ist, um Verbesserungsmöglichkeiten systematisch aufzudecken. Beispiele: Asbestsanierungen, Wärmeisolierung der Gebäudedächer, Umgang mit Toner. Stellen Sie UMS so in Verbindung mit Aspekten des Arbeits- und Gesundheitsschutzes.
Gehen Sie behutsam und geduldig vor. Gewohnheiten lassen sich nur langsam aufweichen.