Benchmarks
Hier finden Sie beispielhafte Protokolle der Sitzungen der jeweiligen Auditteams im Bremer Verbundprojekt. Diese sollen Ihnen einen Einblick geben, wie Sie Beschlüsse und Fortschritte im Rahmen des Umweltaudits systematisch belegen können.
Harald Gilch, HIS Hochschul-Informations-System GmbH
Hannover, den 22.03.2001
Protokoll
Umweltmanagement an der Universität Bremen
Gespräch im FB 7 (Wirtschaftswissenschaft)
Termin: 18.03.02, 14.15–15.30 Uhr
TeilnehmerInnen: Herr Prof. Müller-Christ, Frau Baumgarten, Frau Grzabka, Herr Gilch (HIS)
Gesprächsverlauf
Herr Müller-Christ hatte ein Konzept zur Einführung des UMS im FB 7 erarbeitet, das in einzelnen Punkten diskutiert wurde. Frau Baumgarten wird als neue Mitarbeiterin von Herrn Christ für die mediale Aufbereitung des geplanten Leitfadens, Frau Grzabka als studentische Hilfskraft für die Unterstützung bei der Erstellung von Videos in Nachfolge von Frau Aslan zuständig sein.
Zunächst legte Herr Müller-Christ für den nächsten Projektschnitt, die Umweltbetriebsprüfung, das Auditteam fest, das aus den Anwesenden und Frau Thöle (Verwaltung FB 7) bestehen wird. Herr Müller-Christ wird als leitender Auditor fungieren. Die zu betrachtenden Handlungsfelder wurden unter Bezug auf das bestehende Umwelthandbuch und unter Berücksichtigung der Ergebnisse im artec bestimmt. Es sind:
- Papierverbrauch
- elektrische Energie
- Wärmeenergie
- Wasser
- Abfälle
- Beschaffung
- Lehre
- Arbeits- und Gesundheitsschutz/Notfallvorsorge
Bis zu einem nächsten gemeinsamen Treffen am 24.04.02, 13.00 Uhr, an dem ein Auditplan für Auditgespräche erstellt werden soll, wurden folgende Aufgaben verteilt:
- Mit Frau Thöle wird Herr Bastenhorst/Frau Grzabka Kontakt aufnehmen, um Zahlen zum Papierverbrauch im FB 7 sowie Auskünfte zu weiteren Datenbeständen in der Beschaffung zu erhalten. Außerdem soll mit Frau Thöle versucht werden, den Weg der Abfälle zu erfassen.
- Frau Grzabka wird anhand von Vorlesungsverzeichnissen auf Grundlage der Vorarbeiten von Herrn Bastenhorst eine Liste von Lehrveranstaltungen zum UMS erstellen.
- Herr Gilch wird Kontakt zum Dezernat 4 aufnehmen, um die Verbrauchsdaten (Strom, Wärme, Wasser und auch die Ergebnisse des Contracts 2001) zu bekommen.
- Herr Gilch wird sich um die Raumdatei der Universität Bremen kümmern. Von Frau Grzabka sollen anschließend die Räume des FB 7 überprüft und ggf. aktualisiert (große Umzüge in 2001!) werden.
- Für den Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz/Notfallvorsorge wird Herr Gilch eine Checkliste erstellen.
- Herr Gilch wird Gesprächsleitfäden für Auditgespräche im FB 7, im Dezernat 4 und im UFT erarbeiten und zur Verfügung stellen. Die Gesprächsleitfäden sollen auch in die Multi-Media-Präsentation aufgenommen werden.
- Ein von HIS erstelltes Verzeichnis der Vorschriften zum Umwelt-, Arbeits- und Gesundheitsschutz im Bundesland Bremen wird zur Verfügung gestellt, um die für den FB7 relevanten Rechtsvorschriften zu überprüfen. Allerdings darf das Rechtsverzeichnis in dieser Form nicht in Internet gestellt werden.
Herr Müller-Christ teilte außerdem mit, dass er selbst sich parallel darum kümmere, Umweltziele und Umweltprogramme im FB 7 zu erarbeiten.
Kai-Olaf Bastenhorst, 04.04.2002
ProtokollFB 7
FB 7 Umweltmanagement – Auditteamsitzung
Termin: 04.04.02, 9.00–12.00 Uhr
TeilnehmerInnen: Herr Bastenhorst, Frau Baumgarten, Frau Grzabka, Herr Prof. Müller-Christ
TOP Umweltprüfung FB 7
Diskutiert wurden das Vorgehen in der Umweltprüfung. Folgende Punkte wurden vertieft:
Datenerfassung: Die vom Dez. 4 erstellten Excel-Dateien müssen den Zwecken der Umweltprüfung FB 7 angepasst und analysiert werden. Dazu ist eine geeignete Definition der zu betrachtenden Nutzungseinheit (Gebäude, Geschosse, Zonen, Räume) zu leisten. Dazu ist ein Abgleich der aggregierten Werte und der nach Geschossen und Zonen differenzierten Werte mit den konkreten Nutzern/Nutzungseinheiten des Fachbereichs erforderlich. Danach müssen geeignete Kennzahlen für die erhobenen Werte gebildet werden (z. B. Verbrauch pro Flächeneinheit oder Mitarbeiterzahl). Diese Werte müssen dann entsprechend anschaulich aufbereitet werden (z. B. grafisch nach Nutzungseinheiten gegliedert) Für weitere Informationen setzt sich das Auditteam mit dem Dez 4 und Frau Thöle in Verbindung.
Rechtsvorschriften: Auf Grundlage der von Herrn Gilch zur Verfügung gestellten Rechtsverzeichnisses wurde diskutiert, welche Vorschriften für den FB 7 und das UMS relevant sind. Es wurde entschieden, sich zu diesen Fragen auf rechtskompetenter Ebene der Universität und des Umweltausschusses beraten zu lassen.
Auditplan: Frau Grzabka stellte einen Entwurf des Auditplans vor, der auf einhellige Zustimmung traf. Der Plan wird bis zur nächsten Sitzung weiter konkretisiert.
FB 7 Christine Grzabka
Bremen, den 29.04.2002
Protokoll
FB 7 Umweltmanagement – Auditteamsitzung
Termin: 24.04.2002, 13.00–15.00 Uhr
TeilnehmerInnen: Herr Gilch, Herr Müller-Christ, Herr Bastenhorst, Frau Sövegjarto-Wigbers, Frau Thöle, Frau Grzabka
Anhand des vorliegenden Auditplans für den Fachbereich 7 Wirtschaftswissenschaft wurde das weitere Vorgehen im Rahmen der Umweltprüfung diskutiert.
Grundlagen/Schritte der Auditierung
1. Festlegung der Mitglieder des Auditteams:
Dr. Harald Gilch (externer Berater/HIS, Leiter des Auditteams)
Prof.Dr. Georg Müller-Christ (Umweltbeauftragter/FB 7)
Dipl.-Pol. Kai-Olaf Bastenhorst (Wissenschaftlicher Mitarbeiter/FB 7)
Dr. Doris Sövegjarto-Wigbers (Umweltkoordinatorin Universität Bremen)
Frau Petra Thöle (Verwaltung / Universität Bremen)
Frau Christine Grzabka (Studentische Hilfskraft/FB 7)
Zunächst wurde festgelegt, dass Herr Gilch die Leitung des Auditteams übernehmen wird.
2. Festlegung der Handlungsfelder:
Papierverbrauch, elektrische Energie, Wärmeenergie, Wasser, Abfälle, Beschaffung, Lehre, Arbeits- und Gesundheitsschutz/Notfallvorsorge
3. Datenerfassung:
| Handlungsfelder (Auditobjekte) | Auditschwerpunkte | Durchführungsdatum | Auditoren |
|---|---|---|---|
| a) Papierverbrauch | Datenerfassung Wege des Altpapiers | Ende Mai | Thöle, Grzabka |
| Das Hauptaugenmerk liegt auf der Beschreibung der Beschaffungswege. Als Daten werden die Menge des beschafften Papiers (Anzahl Blätter) und die Menge der Druckaufträge ermittelt. Dabei soll – wenn möglich – zwischen weißem und Recyclingpapier sowie zwischen beidseitig und einseitig bedrucktem Papier unterschieden werden. Frau Thöle wird diese Daten beschaffen und dabei auf Möglichkeiten zu deren Direkterfassung achten. Frau Grzabka wird die Beschaffungswege in Erfahrung bringen und beschreiben. Als weitere wichtige Größe soll die Anzahl der Kopierer bei Herrn Gässler (Dezernat 3) erfragt werden. Alle Daten sollen bis Ende Mai vorliegen. | |||
| b) Energieverbrauch | |||
| i) elektrische Energie | Datenerfassung Kennzahlenbildung (pro Kopf / pro m2) | Ende Mai | Bastenhorst |
| ii) Wärmeenergie | Datenerfassung Kennzahlenbildung | Ende Mai | Bastenhorst |
| iii) Wasser | Datenerfassung Kennzahlenbildung | Ende Mai | Bastenhorst |
| Die benötigten Daten wurden vom Dezernat 4 bereits zur Verfügung gestellt. Die in den erhaltenen Excel-Dateien enthaltenen Nutzungseinheiten müssen definiert werden, der Datenweg muss aufgezeichnet werden und die Auswertung der Daten und die Kennzahlenbildung pro Kopf und/oder pro m2 muss erfolgen. Dafür müssen die vorliegenden Raumdateien aktualisiert werden. Zur anschaulichen Darstellung der Daten im UMS-Multi-medialeitfaden werden Gebäudepläne benötigt, die von Frau Blomeyer (Dezernat 4) erbeten werden. Alle Daten sollen bis Ende Mai vorliegen und aufbereitet werden. | |||
| c) Abfälle | Bestandsaufnahme | Ende Mai | Thöle, Grzabka |
| d) Beschaffung | Bestandsaufnahme | Ende Mai | Thöle, Grzabka |
| Auch bezüglich der Abfälle und der Beschaffung liegt das Hauptaugenmerk auf der Beschreibung der Wege. Besonders berücksichtigt werden dabei der Umgang mit Sonderabfällen wie Tonerkattuschen, Druckerpatronen oder Styropor sowie umweltrelevante Besonderheiten einzelner Institute des Fachbereichs. Es besteht die Frage, ob eine komplette Materialflusserfassung überhaupt möglich ist, da der FB 7 zum Teil in angemieteten Räumen sitzt, die durch externes Reinigungspersonal gepflegt werden. Alle Daten sollen bis Ende Mai vorliegen. | |||
| e) Lehre / Forschung | Bestandsaufnahme | Liste existiert bereits | Müller-Christ, Grzabka |
| Es wurde eine Bestandsaufnahme aller umweltrelevanten Vorlesungen vorgenommen. Eine entsprechende Liste liegt bereits vor. | |||
| f) Arbeits- und Gesundheitsschutz / Notfallvorsorge | Erfassen der relevanten Vorschriften | Ende Mai | |
| Um die für den Fachbereich relevanten Umweltvorschriften zu ermitteln, werden Gespräche mit dem Sicherheitsbeauftragten der Universität, sowie mit dem Dekan des FB 7 und dem Vermieter der Räume im Rahmen der Auditgespräche geführt. Herr Gilch wird für diesen Bereich eine Checkliste erstellen. Dies soll bis Ende Mai geschehen. | |||
| g) Gespräche / Interviews | Prof.Dr. Thorsten Poddig (Dekan des FB 7) Prof.Dr. Hans-Dietrich Haasis (Initiator) Prof.Dr. Georg Müller-Christ (Umweltbeauftragter) Dr. Marc Förster (Koordinator Umwelttisch) Frau Petra Thöle (Verwaltung/Universität Bremen) Ausgewählte Studenten: StugAWiWi | Mo, 3. Juni 2002 | Gilch, Müller-Christ |
| Als Gesprächspartner wurden festgelegt: Prof.Dr. Poddig als Dekan des FB7, Prof.Dr. Haasis als Initiator des Projektes, Prof.Dr. Müller-Christ als Umweltbeauftragter, Herr Marc Förster als Koordinator des Umwelttisches, Frau Petra Thöle als Mitglied der Verwaltung des FB 7 und der Stuga Wiwi als Vertretung der Studenten. Die Gespräche werden anhand des von Herrn Gilch zur Verfügung gestellten Gesprächsleitfadens für geistes- und sozialwissenschaftliche Einrichtungen erfolgen. Herr Müller-Christ wird Termine für diese Gespräche vereinbaren. | |||
| h) Begehung des Standortes | Di, 18. Juni 2002 | Auditteam | |
| Die Begehung des Standortes durch das komplette Audditteam soll in Begleitung des Hausmeisters der Ecotec am 18. Juni 2002 stattfinden. | |||
| 4. Datenverwaltung: | |||
| a) Erstellung der Auditprotokolle | |||
| b) Erstellung des Auditberichtes | |||
Cornelia Oltmann/Harald Gilch (HIS Hochschul-Informations-System GmbH)
Hannover, den 15.03.2002
Protokoll
Umweltmanagement an der Universität Bremen
5. Workshop in der Arbeitsgruppe Professor Jastorff
Termin: 11.03.02, 11.00–12.30 Uhr
TeilnehmerInnen: Herr Prof. Jastorff, Frau Müller, Frau Stock, Frau Bottin-Weber, Frau Kleberg, Herr Prenzel, Frau Reducha, Frau Mathews, Frau Miljus, Herr Ranke, Frau Peplies, Frau Oltmann, Herr Dünne, Herr Klawitter, Frau Sövegjarto-Wigbers, Herr Gilch (HIS)
Diskussionsverlauf und Diskussionsergebnisse
Die Einführung und Begrüßung der TeilnehmerInnen erfolgte durch Herrn Gilch.
Der Bericht über das letzte Treffen wurde durch E-Mail an die Teilnehmer versandt.
Herr Gilch verwies noch einmal auf die in der letzten Sitzung am 29.01.02 erarbeiteten Umweltziele (Punkte 1–8). Er ging dann auf die einzelnen Punkte noch einmal kurz ein. Die Umweltziele bleiben so gültig.
Danach fragte Herr Gilch nach dem neuesten Stand bzw. nach etwaigen Veränderungen im Umweltprogramm. Eine Verbesserung vom letzten Protokoll zum Punkt 6 „Zusammenarbeit verbessern“ wird in das Umweltprogramm aufgenommen. Danach werden die Punkte des Umweltprogramms im Einzelnen noch einmal durchgegangen und diskutiert:
1. Umweltziel: Einsparung von Strom und Wasser
Stromverbräuche: Frau Sövegjarto-Wigbers teilte mit, dass Herr Meincke (Haustechnik) die einzelnen Abzüge durchmisst, dieses aber noch andauern wird. Zurzeit ist eine leichte Stromverbrauchsminderung von 3–4 % zu verzeichnen. Frau Sövegjarto-Wigbers erläuterte dann eine Grafik, wonach die Abzüge in der AG Jastorff ca. 57 % des gesamten Stroms verbrauchen. Eine endgültige Auswertung der Stromverbräuche steht noch aus.
Experimente: Die geplanten Experiment zum Stromverbrauch verschieben sich durch die Neueinstellung der Abzüge. Besonders wichtig war die Information von Frau Sövegjarto-Wigbers, dass ein Abzug pro Labor, ständig laufen muss, damit die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden und damit die Lüftung funktioniert (dieser Abzug ist mit blauem Dreieck gekennzeichnet – eine Anleitung ist in Vorbereitung). Herr Prof. Jastorff bat darum, herauszufinden, ob und warum das so ist und für welche Bereiche im Haus das genau gilt (technisch bzw. sicherheitstechnisch). Frau Sövegjarto-Wigbers wird sich hierzu nach den Details erkundigen. Herr Ranke regte die Diskussion an, dass die Laborverantwortlichen sich mit der Frage beschäftigen. Herr Gilch schlug vor, hierzu die Sicherheitsverantwortlichen Herrn Kompa und Herr Crueger zu fragen.
Folgende Zeitschienen zu Punkt 1 wurden definiert:
- Experimente: nach Einstellung der Abzüge
- Kommunikation: es soll ein Aushang am Labortrakt angebracht (roter Zettel) werden, der auf laufende Experimente hinweist
- Grundverbräuche: nach Einstellung der Abzüge
- Liste Energieverbräuche: Herr Prenzel soll die bereits vorbereitete Liste über gemessene Stromverbräuche per E-Mail an die Teilnehmer senden
3. Umweltziel: Bewusster Umgang mit Chemikalien im Hinblick auf Gesundheit und Umweltbelastung
Die im Umweltprogramm vorgesehenen Maßnahmen wurden begonnen, sind aber noch nicht abgeschlossen.
- Chemikalienlager: Frau Bottin-Weber hatte schon eine große Zahl von Chemikalien entsorgt und bereits 3 Labore durchgesehen, 2 fehlen noch. Herr Prof. Jastorff ist mit der Durchsicht der Liste noch nicht fertig – es sind ca. 1.000 Chemikalien – hierfür ist eine längere Zeit als zunächst gedacht nötig. Die ausschließlich in den einzelnen Labors vorhandenen Chemikalien sind in dieser Liste noch nicht enthalten. Herr Prof. Jastorff sprach die Mitarbeiter(innen) an, darüber nachzudenken, mit wie vielen Chemikalien sie arbeiten und welche es sind. Es wäre gut diese auflisten (neuer Punkt im Umweltprogramm).
- Laborverantwortliche/r: Verantwortlichkeiten klären. Wird im nächsten Sicherheitsseminar am 18.03.02 geklärt.
- Chemikalienlager: Mitte Juni
- Chem.-Menge: Mitte Juni
- Chem.-Liste: Herr Prof. Jastorff, Mitte Juni
- Chem.-Kataster: Mitte Juni–Mitte August
- Laborverantwortliche/r: 18.03.02
4. Umweltziel: Vermeidung von Sonderabfällen durch möglichst umfassende Trennung, Recycling und Ersatz
Zur Lösungsmittel-Redestillationsanlage wurde festgestellt, dass derzeit nur noch Methanol zurückgewonnen wird, da die Umstellung
auf ein zweites Lösungsmittel (Acetonitril) zu aufwändig ist und die Qualität leidet. Dieses Vorgehen wurde weiterhin so beschlossen
und auf weitere Lösungsmittel-Redestillationsanlagen an der Universität Bremen verwiesen. Frau Bottin-Weber teilte mit, dass Herr
Lüdtke für das Recycling von Dichlormethan zuständig ist.
6. Umweltziel: Schaffung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre
Die Maßnahme „Tassen abwaschen“ funktioniert.
Zusammenarbeit verbessern: jede(r) ist verantwortlich
Pflanzen gießen: noch offen, vorerst streichen
7. Umweltziel: Optimaler Informationsaustausch intern und extern
Die regelmäßige Arbeitsgruppensitzung findet statt, hat sich bisher bewährt und wird fortgeführt. Von Herrn Gilch wurde vorgeschlagen, die Arbeitsgruppensitzung verstärkt zum ständigen Austausch über das Umweltmanagement zu nutzen.
- AG-Sitzung Montag, 18.02.02, 11.00–12.30 Uhr: Sicherheitsbelehrung durch Herrn Prof. Jastorff.
Das Umweltprogramm wird nach den Diskussionsergebnissen von Herrn Gilch aktualisiert und an alle Mitglieder der Arbeitsgruppe verschickt. Zu den weiteren Umweltzielen sind bis jetzt noch keine Maßnahmenpunkte definiert.
Herr Gilch informierte die Arbeitsgruppe, dass von Herrn Rau geplant sei, im Rahmen der sozialwissenschaftlichen Begleitung des Projekts eine Evaluation des bisherigen UMS-Prozesses in der AG Jastorff durchzuführen. Herr Rau wird sich dazu mit der Arbeitsgruppe in Verbindung setzen.
Herr Prof. Jastorff merkte an, dass am Dienstag, 12.03.02, 11.00 Uhr, eine Sitzung „Umwelttisch“ (UFT-intern) im UFT stattfinden wird, zu der Herr Heyser alle Arbeitsgruppen eingeladen habe, und dass zwei Mitarbeiter(innen) aus der Arbeitsgruppe mit ihm zusammen daran teilnehmen sollten.
Herr Gilch teilte mit, dass die Arbeitsgruppe Jastorff jetzt möglichst eigenständig den UMS-Prozess weiterführen sollte, wobei aber Rückfragen an das Beraterteam (Frau Sövegjarto-Wigbers, Herrn Gilch) jederzeit möglich sind. Als nächster gemeinsamer Termin wurde festgelegt (bzw. nach späterer Rücksprache definiert):
Montag, 3.06.02, 11.00 Uhr, im Rahmen der Arbeitsgruppensitzung, Raum 2230.
Bei der Formulierung des Handbuchs können Sie sich an die Gliederung halten, die Sie unter den Checklisten zum Umweltmanagementsystem finden.